Viernes 2 de enero, nueve y cuarto. En la oficina de la mantenedora alguien abre «Revisiones 2026.xlsx», que es el fichero de 2025 con otro nombre, y empieza a arrastrar fechas hacia abajo. A media mañana ya hay tres dudas: el cliente que firmó el contrato en junio, la nave que añadió dos BIE en octubre y la comunidad que cambió de administrador. A la una, el calendario del año está «hecho». En marzo ya no se lo cree nadie.
Esta guía propone montarlo de otra manera: equipo a equipo, no instalación a instalación, y con cada próxima fecha calculada a partir de la última revisión real, no del día en que se abrió el año. Son siete pasos. Los cuatro primeros se hacen una vez; los tres últimos se repiten cada vez que un técnico cierra una revisión.
Antes de empezar: lo que pide la norma
El RIPCI (RD 513/2017) fija en su anexo II qué operaciones de mantenimiento lleva cada sistema y con qué periodicidad. Para montar el calendario basta con retener tres ideas:
- La tabla I recoge las operaciones trimestrales y semestrales. Las puede hacer la empresa mantenedora o el propio titular de la instalación.
- La tabla II recoge las anuales y quinquenales, y esas solo las puede hacer la mantenedora.
- La mantenedora está obligada a comunicar al titular las fechas en que le tocan los mantenimientos (artículo 17, letra f).
Con los extintores el esquema se ve enseguida: revisión trimestral según el programa trimestral de la UNE 23120, revisión anual según su programa anual y, cada cinco años, la prueba de nivel C, lo que en el taller todo el mundo llama retimbrado. Otros sistemas tienen sus propias operaciones; el método es el mismo.
Paso 1. Haz la lista de equipos, no de clientes
La unidad del calendario es el equipo. Una instalación con doce extintores, dos BIE y una central de detección no tiene «una revisión»: tiene varias series de fechas que unas veces coinciden y otras no. Si el calendario vive a nivel de cliente, el día que se sustituye un extintor a mitad de año ese equipo se queda sin historia.
Datos mínimos de cada equipo:
- instalación y ubicación dentro de ella (zona, planta, número);
- tipo de equipo;
- fecha de la última revisión de cada tipo que le aplique;
- en los extintores, fecha de fabricación y del último timbrado.
Paso 2. Asigna una periodicidad a cada tipo de equipo
Antes de calcular ninguna fecha hay que decidir, por tipo de equipo, qué revisiones aplican y cada cuánto. Aquí manda el RIPCI, pero también el fabricante y lo que diga el contrato. Escríbelo una vez, en un solo sitio, y que todo el calendario lo lea de ahí.
Si cada fila del Excel lleva su propia fórmula, al cabo de dos años cada fila tiene su propia norma.
Paso 3. Separa lo tuyo de lo del titular
La tabla I permite que el titular haga las revisiones trimestrales y semestrales. Hay clientes que las contratan con la mantenedora y otros que las hace su conserje o su encargado de mantenimiento. Marca en cada instalación quién las hace.
Si son del titular, no entran en tus rutas, pero sí en las fechas que le vas a comunicar en el paso 7.
Paso 4. Calcula la primera fecha desde la última revisión real
Este es el paso que más errores evita. La próxima revisión anual de un extintor no es «enero del año que viene»: es la fecha de su última revisión anual más un año. Si el contrato empezó en junio, las anuales de ese cliente caen en junio. Si una nave amplió equipos en octubre, esos equipos arrancan su propia cuenta.
Un calendario montado el 2 de enero redondeándolo todo al año natural amontona en el primer trimestre trabajo que no toca y deja huecos en otoño.
Antes de dar el paso por cerrado, repasa tres casos:
- contratos firmados a mitad de año;
- equipos añadidos o sustituidos después de la última revisión;
- clientes que vienen de otra mantenedora, cuya última fecha está en la etiqueta del equipo y no en tus papeles.
Paso 5. Recalcula al revisar, no a principio de año
Aquí está el cambio de fondo. En un calendario vivo, la fecha siguiente se recalcula cuando se cierra la revisión: el técnico revisa el extintor en marzo y su próxima anual pasa a marzo del año siguiente. Nadie tiene que acordarse de actualizar la fila. Si la visita se retrasó dos semanas, el calendario lo sabe.
Después de cada revisión, comprueba:
- que la fecha real ha quedado registrada equipo por equipo, no solo en la instalación;
- que los equipos sustituidos salen del calendario y el nuevo entra con sus fechas;
- que los equipos que no se pudieron revisar siguen como pendientes y no desaparecen.
Paso 6. Usa el calendario como una lista de vencidos
Un calendario de doce meses sirve de poco el lunes por la mañana. Lo que hace falta cada semana son dos listas: lo que vence en las próximas semanas, agrupado por instalación y por zona, y lo que ya está vencido.
La segunda lista debería estar vacía. Cuando no lo está, te dice exactamente a quién hay que llamar hoy.
Paso 7. Comunica las fechas al titular
La letra f del artículo 17 no deja al titular adivinando. Con el calendario montado, cada cliente debería saber qué revisiones le tocan este año y en qué mes, incluidas las trimestrales que hace él. Sirve para cumplir y sirve para algo muy práctico: encontrar el local abierto el día de la visita.
Dónde falla la hoja de cálculo
La hoja aguanta bien los cuatro primeros pasos. Se rompe en el quinto y en el sexto, porque los dos dependen de que alguien actualice fechas a mano después de cada visita y de que el filtro de vencidos esté bien puesto. Basta un filtro olvidado en una columna para que una instalación entera se quede fuera de plazo sin que nadie lo vea.
En PlanerFire el calendario se construye así desde el principio: cada tipo de equipo trae una periodicidad sugerida que la empresa configura a su criterio, la próxima revisión se recalcula al cerrar el acta y un filtro de vencidos, con avisos antes de cada vencimiento, sustituye al filtro manual.
Lista de comprobación para el próximo 2 de enero
- Cada equipo tiene su fila y su ubicación.
- Cada tipo de equipo tiene su periodicidad escrita en un único sitio.
- Cada instalación dice quién hace las revisiones de la tabla I.
- Ninguna próxima fecha se ha calculado desde el 1 de enero.
- Los equipos sustituidos durante el año no siguen en el calendario.
- La lista de vencidos está vacía o tiene nombre y teléfono al lado.
- Todos los titulares conocen sus fechas del año.
Un mes de trabajo con el calendario montado por equipo se ve en la página de software para empresas mantenedoras de extintores, con un ejemplo de 180 instalaciones. En el blog de PlanerFire seguimos con los papeles que salen de este calendario: el certificado, el registro de extintores y la etiqueta.