«¿Me mandas el certificado de este año?» La pregunta llega por correo, por teléfono o por mensaje, y suele llegar en las primeras semanas del año. La hace el administrador que cierra la carpeta de una comunidad, el dueño de un restaurante al que su aseguradora le pide papeles o el responsable de una nave que prepara una auditoría. Para quien la recibe en la mantenedora, la respuesta depende de una cosa: si el certificado existe ya o si hay que fabricarlo a partir de notas, fotos y hojas sueltas.
El Reglamento de instalaciones de protección contra incendios (RIPCI, RD 513/2017) no deja el contenido de ese documento a la imaginación de cada empresa. Lo regulan el artículo 17, que enumera las obligaciones de la mantenedora, el artículo 21, sobre las revisiones, y el anexo II, que fija qué debe recoger el acta de mantenimiento.
Un documento con anexos, no un diploma
La letra e del artículo 17 obliga a la empresa mantenedora a emitir un certificado del mantenimiento realizado con las listas de comprobación anexas. Ese matiz cambia la naturaleza del papel. Un certificado sin listas es una declaración genérica de que «se ha revisado»; con ellas, es el registro de qué se comprobó en cada equipo y con qué resultado.
El certificado lo firman la mantenedora y la propiedad. La firma del titular no es un trámite de cortesía: acredita que la visita se produjo y que conoce el resultado, incluidas las deficiencias que se hayan detectado. Cuando la firma falta, lo que falta es la prueba.
Si la revisión detecta deficiencias, el certificado no las resuelve por sí solo. La letra c del mismo artículo obliga a la mantenedora a informar de ellas al titular, para que las conozca y pueda ponerles remedio. Acta, listas e informe de deficiencias forman así un mismo expediente de la visita.
El contenido mínimo, según el anexo II
El anexo II del RIPCI establece el contenido mínimo del acta de mantenimiento. La tabla lo ordena junto con las obligaciones de los artículos 17 y 21 que se aplican al mismo documento.
| Bloque | Qué debe figurar | Dónde lo dice |
|---|---|---|
| Propiedad | Datos de la propiedad de la instalación | Anexo II |
| Fechas | Fecha de la última inspección y fecha del último mantenimiento | Anexo II |
| Mantenedora | Empresa mantenedora y su habilitación | Anexo II |
| Cada equipo | Tipo, marca, modelo e identificación unívoca | Anexo II |
| Cada equipo | Operaciones realizadas y resultado | Anexo II |
| Comprobaciones | Listas de comprobación anexas al certificado | Art. 17.e |
| Firmas | Mantenedora y propiedad | Art. 17.e y art. 21 |
| Conservación | Al menos cinco años, a disposición de la comunidad autónoma | Art. 17.d y art. 21 |
Dos elementos de la lista merecen una explicación aparte.
La fecha de la última inspección
No es la de la última revisión de la mantenedora. Se refiere a la inspección periódica que el titular debe encargar a un organismo de control. Que figure en el acta obliga a la mantenedora a conocerla y, de paso, le recuerda cuándo se acerca la siguiente.
La identificación unívoca
El anexo II pide que cada equipo quede identificado de forma unívoca, lo que en la práctica significa número de serie y ubicación. «Extintor del pasillo» no identifica nada si hay tres pasillos. El dato tiene consecuencias más allá del acta: si el extintor se mueve o se sustituye, la historia de cada aparato solo se puede seguir si su identificación no depende de dónde estaba colgado.
Quién firma y quién guarda
El artículo 21 establece que las revisiones se hacen según el anexo II y que las actas, firmadas, quedan a disposición de la comunidad autónoma durante cinco años. La letra d del artículo 17 obliga a la mantenedora a conservar la documentación de sus trabajos al menos ese mismo plazo.
La consecuencia práctica es que la mantenedora actúa como archivo. Un certificado de 2021 que la comunidad autónoma pida en 2026 debe poder aparecer, con sus listas y sus firmas, sin depender de que el técnico que lo firmó siga en la empresa. Para el titular también es un seguro: cuando cambia de mantenedora, o cuando su administrador cambia de despacho, los certificados anteriores son su única prueba de que la instalación estuvo al día.
Los formatos de la UNE 23580
El mismo anexo II permite usar los formatos de acta de la serie UNE 23580, que tiene partes por sistema (la 9 es la de extintores). No los impone: las empresas pueden seguir con sus propios modelos siempre que recojan el contenido mínimo. La estructura de esa norma y cuándo compensa adoptarla dan para un artículo propio.
Qué hace falta para que el certificado salga sin buscarlo
El certificado es el último eslabón de una cadena. Si el inventario no identifica cada equipo, si las fechas se apuntaron en un papel que no llegó a la oficina o si la firma del cliente se quedó en una hoja arrugada en la furgoneta, el certificado se vuelve un trabajo de reconstrucción. Tres condiciones lo evitan:
- Un registro por equipo, con número de serie y ubicación, que sea el mismo del que sale el acta.
- Un calendario que se cumpla. El certificado de enero es la prueba de que el calendario del año anterior se respetó; sin un calendario de revisiones montado equipo a equipo, el certificado solo documenta lo que se hizo, no lo que tocaba.
- La firma en el momento, junto con la observación de cada deficiencia, para no tener que volver ni que llamar.
Cuando esas tres piezas viven en el mismo sitio, el certificado deja de redactarse: se emite. Es el enfoque de PlanerFire, donde el certificado de mantenimiento se genera desde un acta de revisión finalizada, con los equipos revisados, el resultado de cada uno y la fecha de validez, y queda archivado con la instalación para cuando alguien vuelva a preguntar.
La pregunta de enero seguirá llegando. Si tu mantenedora quiere contestarla con un enlace y no con una tarde de búsqueda, en la página para empresas mantenedoras está el recorrido completo del inventario al acta firmada. El blog de PlanerFire seguirá con cada documento que pide el RIPCI, uno a uno.