Andrés Moliner extendió dos montones sobre la mesa de la cocina un domingo de febrero. A la izquierda, las actas de revisión del año anterior, en papel, grapadas por instalación. A la derecha, las facturas emitidas en el mismo periodo, impresas desde el programa de contabilidad. Tenía un rotulador fluorescente, un café y la sospecha de que algo no cuadraba.
Andrés es el gerente de Protección Galacho, S.L., una mantenedora de protección contra incendios de Zaragoza con cuatro técnicos, una persona en la oficina y una cartera que mezcla comunidades de vecinos, pequeños comercios y un par de naves en el polígono. Su empresa es ficticia; su domingo, no tanto.
La sospecha
Todo empezó con una llamada. Un administrador de fincas le preguntó por qué, en una comunidad, el acta decía que se habían retimbrado tres extintores y la factura solo recogía la cuota anual de mantenimiento. Andrés revisó el caso y el administrador tenía razón: el técnico había hecho el trabajo, lo había anotado en el acta y nadie lo había cobrado.
Pidió perdón por el retraso, emitió la factura y colgó pensando en otra cosa. Si había pasado en esa comunidad, ¿en cuántas más?
Cómo se escapaban
Aquella tarde, acta por acta, Andrés entendió el mecanismo. No había nadie haciendo las cosas mal. Había un circuito con un agujero.
Protección Galacho cobraba a la mayoría de sus clientes una cuota por el mantenimiento anual, y aparte los retimbrados y las sustituciones, el modelo mixto que el sector usa a menudo y que repasamos en ¿por equipo revisado o por cuota?. La cuota salía sola: Olga, en la oficina, tenía la lista de contratos y la facturaba cada año en su fecha. Lo extra dependía de otra cosa.
El técnico apuntaba en el acta en papel lo que había hecho: «retimbrado 2 uds.», «sustituido extintor planta 3 por caducidad». A veces en la línea del equipo; a veces en el margen; a veces en el reverso. Las actas llegaban a la oficina en la furgoneta, a final de semana, en una bandeja. Olga tenía que leerlas una por una para encontrar lo que no era cuota, y lo hacía, cuando le daba tiempo.
En febrero, la campaña de retimbrados coincide con los vencimientos de las comunidades y el teléfono no para. Las actas se amontonan. Algunas se archivaban antes de que alguien las leyera con calma.
Lo que salió en la mesa
A las nueve de la noche, Andrés tenía marcados en amarillo veintisiete retimbrados y nueve sustituciones de extintor que figuraban en actas firmadas y no aparecían en ninguna factura. Treinta y seis trabajos hechos, con material puesto y horas de técnico, regalados sin querer.
Hizo la cuenta con sus propias tarifas. El retimbrado, según el equipo, se paga en el mercado entre menos de 20 € y más de 80 €; los suyos estaban en la parte baja de esa horquilla. Aun así, la suma superaba lo que ganaba en varias semanas de revisiones anuales, que con precios de 13 a 15 € por extintor dejan muy poco margen si algo se tuerce, como ya contamos en dónde se va el margen de la revisión anual.
Lo que más le molestó no fue el dinero. Fue que los retimbrados son el trabajo más predecible de una mantenedora. Se sabe cuándo tocan: cada cinco años desde la fecha de timbrado, por tres veces, hasta los veinte años de vida del extintor, como explica retimbrado de extintores: qué significa «por tres veces». Si se pueden prever con años de antelación, no tenía sentido perderlos después de hacerlos.
Qué cambió
El lunes, Andrés reunió a Olga y a los técnicos. No buscó culpables; explicó el agujero y propuso tres cambios.
El material, en la línea del equipo. Nada de márgenes ni reversos. Si se retimbra o se sustituye un extintor, queda en su línea del acta, con el material empleado. Así el trabajo extra está donde se busca, no donde cabe.
La oficina cierra el acta antes de facturar. Ningún acta pasa al archivo sin que Olga la revise y la dé por cerrada. Cerrar significa haber comprobado que lo que dice el acta y lo que se va a facturar coinciden.
Los retimbrados, previstos. Si se sabe qué extintores tocan este año, la oficina puede esperarlos en las actas de febrero, y echar en falta los que no aparezcan. Llevar esas dos fechas por extintor, la del retimbrado y la del fin de vida, es lo que cuenta retimbrado y caducidad de extintores: cómo no perder la cuenta.
Hugo, el técnico más veterano, fue el primero en protestar: «Yo lo apunto todo, siempre lo he apuntado». Era verdad. Andrés le enseñó una de sus propias actas, con el retimbrado escrito en letra pequeña junto a la firma del conserje. Estaba apuntado; lo que no estaba era en un sitio donde alguien fuera a buscarlo. Hugo se rio y dejó de discutir.
Unos meses después, Protección Galacho dejó el papel. En PlanerFire, el técnico anota el material empleado en la línea de cada equipo del acta, el acta pasa a «cerrada por la oficina» cuando Olga la revisa y la factura sale de ella con PlanerGes, sin volver a teclear nada. Lo extra ya no depende de que alguien lo lea en un reverso.
La moraleja
El trabajo que no se factura casi nunca se pierde por mala fe ni por descuido de una persona. Se pierde en el paso de un papel a otro, en el hueco entre quien lo hace y quien lo cobra. Cuanto más pequeño es el importe de cada trabajo, más fácil es que se cuele por ese hueco y más tarda alguien en notarlo.
Andrés lo resume así cuando se lo cuenta a otros gerentes: «No me faltaban clientes. Me faltaba cobrar lo que ya había hecho».
¿Cuántos retimbrados de tu último febrero están en una factura? Si no lo sabes a la primera, en la demo de PlanerFire te enseñamos con tus propias actas cómo el material de cada línea llega a la factura, y en las tarifas ves qué plan incluye retimbrados, caducidades y sustituciones. La visión completa para una mantenedora está en software para mantenedoras de extintores.