Si en tu cartera hay extintores fabricados en 2006, este año cumplen veinte. Y un extintor no avisa de que ha llegado al final de su vida útil: sigue colgado en la pared, con su etiqueta y con toda la pinta de estar bien.
Febrero es buen mes para mirarlo. La campaña de revisiones anuales todavía no aprieta, la facturación de enero ya ha salido y tienes unas semanas para saber qué te va a pedir el año en retimbrados y sustituciones. El problema es que, con cientos de extintores repartidos en cientos de instalaciones, esa lista no la tiene casi nadie.
Dos relojes en cada extintor
Cada extintor que mantienes lleva dos cuentas atrás que no se parecen entre sí.
El retimbrado. El anexo II del RIPCI fija para los extintores una prueba de nivel C, el timbrado, cada cinco años. Y añade que, a partir de la fecha de timbrado del extintor, se retimbra «por tres veces». Si se timbró al fabricarse, las pruebas caen a los cinco, diez y quince años.
El fin de vida. No viene del RIPCI sino del RD 809/2021, el reglamento de equipos a presión, que en su anexo III da a los extintores una vida útil de veinte años desde la fecha de fabricación. No desde la última revisión, ni desde el último retimbrado: desde la fabricación.
Si necesitas repasar cómo encajan estos plazos con la revisión trimestral y la anual, lo tienes en cada cuánto se revisan los extintores. Aquí lo que importa es que tu empresa tiene que llevar las dos cuentas a la vez, extintor por extintor.
Por qué se pierde la cuenta
No es falta de oficio. Tus técnicos saben de sobra qué es un retimbrado. Lo que falla es la información que tienen a mano.
Tu hoja guarda la última revisión, no la fabricación. Es el error de diseño más común. Con la fecha de la última anual sabes cuándo toca la siguiente anual. No sabes nada de retimbrados ni de caducidades. Para eso necesitas la fecha de fabricación y la del último timbrado, en su propia columna.
La etiqueta no cuenta la historia. La etiqueta de revisión dice qué se hizo la última vez y cuándo toca lo siguiente, que es lo que le pide la norma. No dice cuándo se fabricó el aparato. Lo explicamos al repasar qué datos lleva la pegatina de revisión. Si tu única fuente es lo que el técnico ve en la pared, estás revisando etiqueta por etiqueta, y eso no escala.
Los extintores se mueven. Se cambian de planta, se sustituyen tras una descarga, se retiran. Si el registro no lo refleja, la fecha de fabricación que tienes apuntada puede ser la de un aparato que ya no está.
El extintor que caduca antes de su siguiente retimbrado. Este es el caso caro. Si a un extintor le toca retimbrar dentro de tres años pero llega a los veinte dentro de dos, no hay retimbrado que programar: hay una sustitución que presupuestar. Si no lo ves venir, lo descubre tu técnico delante del cliente, o lo descubre otra mantenedora.
Lo que te cuesta no saberlo
Esto no es solo una cuestión de cumplimiento. Es dinero.
Cada retimbrado es un trabajo facturable. Cada extintor que llega al final de su vida es una sustitución que vender. Si no tienes la lista, pasan dos cosas: el trabajo se hace tarde, con prisas y mal planificado, o no se hace y el cliente acaba teniendo un extintor fuera de plazo en una instalación que tú mantienes. Lo primero te come margen. Lo segundo te come reputación.
Y hay un tercer coste, el más silencioso: el tiempo de oficina que se va cada mes en cruzar etiquetas, actas antiguas y la hoja de cálculo para averiguar qué toca.
Cómo llevar las dos cuentas
Registra la fabricación y el último timbrado de cada extintor. Sin esas dos fechas, lo demás no se puede calcular. Si hoy no las tienes, la próxima revisión anual es el momento de tomarlas de la placa del aparato. Las columnas que no pueden faltar en un registro de extintores incluyen las dos, y las fechas derivadas se calculan con fórmula.
Saca dos listas: la del mes y la del año. La del mes es operativa: qué retimbrados y qué sustituciones tienen que ir en las rutas de las próximas semanas. La del año es comercial: qué va a necesitar cada cliente de aquí a diciembre.
Cruza las dos fechas. Todo extintor cuyo próximo retimbrado caiga después de su fin de vida pasa directamente a la lista de sustituciones.
Prepara la campaña en febrero. Con la lista del año agrupada por cliente, puedes presupuestar las sustituciones con tiempo y proponerlas junto a la revisión anual, en una sola visita y en un solo documento. El cliente lo agradece y tú planificas el material.
Marca lo sustituido, no lo borres. Cuando cambies un extintor, deja el viejo como sustituido y da de alta el nuevo con su fabricación y su timbrado. Así su historia no se pierde y el nuevo empieza a contar desde cero.
Qué cambia cuando lo lleva el programa
Todo lo anterior se puede hacer en una hoja de cálculo bien diseñada, siempre que alguien la mantenga con disciplina. El punto débil es ese «alguien».
En PlanerFire cada equipo guarda su fecha de fabricación, la de retimbrado y la de caducidad, y un filtro de vencidos te enseña qué retimbrados y qué caducidades tienes encima, por cliente e instalación. Cuando un extintor se cambia, queda como sustituido y el nuevo entra con sus propias fechas, sin perder la trazabilidad. La lista de febrero deja de ser un proyecto y pasa a ser una consulta.
La página para empresas mantenedoras de extintores enseña un mes con retimbrados planificados, con un ejemplo de campaña quinquenal. Y cuando llegue el momento de elegir herramienta, pon esta lista al lado de lo mínimo que debe hacer un software de mantenimiento de extintores.