Calle del Pintor Sorolla. Número 12, número 18, número 25. Tres comunidades, tres portales, ciento cincuenta metros de acera entre la primera y la última.
El martes fui al 12. El jueves, al 25. El lunes siguiente, al 18. Tres días, tres viajes desde la nave, tres veces buscando aparcamiento en una calle donde no se aparca ni en agosto. Y las tres vencían el mismo mes.
No me lo inventé yo, conste. Me lo dieron así en la hoja del día. Cada comunidad había entrado en la lista cuando alguien la vio vencida, y la lista se ordenaba por fecha de vencimiento. Muy ordenada. Muy inútil.
El problema no es el técnico
Cuando se habla de kilómetros, siempre sale la misma sospecha: que el técnico se entretiene. Puede ser. Yo me he tomado algún café de más, no voy a mentir. Pero la mayoría de los kilómetros tirados no se deciden en la furgoneta. Se deciden en la oficina, cuando se reparte el trabajo por orden de llegada en vez de por sitio.
En comunidades, además, el problema se multiplica. Hay muchas, cada una con pocos equipos, y lo que se cobra por visita es poco. Lo contamos al hablar de las revisiones en comunidades de vecinos: si los desplazamientos se comen la visita, la comunidad deja de ser rentable.
Cómo lo hacemos ahora
Primero, lo que vence este mes
La ruta empieza en el calendario, no en el mapa. Al principio de cada mes, la lista de todo lo que vence. Si no tienes ese calendario claro, nada de lo que sigue funciona. Montarlo equipo a equipo es lo que explicamos en el calendario de revisiones del RIPCI sin hojas de cálculo.
Después, por zona y por técnico
Esa lista se parte por barrio o por polígono. Cada técnico con su zona. Los tres portales de Sorolla, juntos, el mismo día, por la mañana.
El mismo administrador, la misma mañana
Esto lo aprendí tarde. Si un administrador lleva seis comunidades en el mismo barrio, se las haces seguidas. Él agradece recibir los papeles juntos, y tú preparas los certificados de golpe. Cómo tenerlos listos para cuando los pida está en certificados listos para el administrador de fincas.
El plazo manda
Aquí va la única regla que no se negocia. Agrupar está muy bien, pero nunca a costa de salirte del plazo. El RIPCI obliga a la mantenedora a hacer el mantenimiento en plazo (art. 17.a). Si una comunidad vence el día 5 y las otras dos de la calle el 28, no esperas al 28 por ahorrarte un viaje. Vas el día 5. Adelantar, sí. Retrasar, no.
Los imprevistos, que siempre los hay
La ruta perfecta dura hasta el primer portal.
La llave no está en el bar de abajo, donde siempre estuvo. El conserje libra los jueves y nadie lo avisó. El presidente dice que baja en cinco minutos, y los cinco minutos son veinte.
Tres costumbres que me han salvado muchas mañanas:
- Anotar en la ficha de cada comunidad quién tiene la llave y qué días no hay conserje.
- Llamar la víspera, no la mañana.
- Llevar en la ruta una comunidad de reserva cerca, por si alguna falla.
Cómo saber si la ruta mejora
Si no lo mides, no sabes si mejora o solo te lo parece. Yo miro dos cosas, nada más:
- Revisiones por jornada. Cuántas instalaciones cierra cada técnico en un día.
- Kilómetros por revisión. Los kilómetros del día divididos entre las revisiones hechas.
Anótalos un mes antes de cambiar nada y otro después. Si los números no se mueven, el problema está en otro sitio.
Con un programa
Todo esto se puede hacer con un mapa y un rotulador. Yo lo hice años así. Pero en cuanto la cartera crece, el rotulador no da abasto.
En PlanerFire, el filtro de vencidos te da lo que toca en el mes, y las rutas de técnicos se organizan por zona a partir de ahí. Las rutas forman parte del plan Profesional. Los portales de Sorolla, por fin, el mismo día.
Para verlo con tus comunidades
Las carteras con muchas comunidades y administradores tienen su ejemplo en la página para administradores de fincas y comunidades, que enseña cómo se agrupan por zona. Qué incluye cada plan está en las tarifas, y en una demo montamos juntos una ruta de ejemplo con comunidades como las tuyas, para que veas cómo quedaría tu mes. Sin rotulador.