Haz esto antes de seguir leyendo. Coge las diez últimas revisiones que tu empresa terminó y apunta cuatro fechas de cada una: el día de la visita, el día en que el acta quedó limpia, el día en que se emitió la factura y el día en que entró el dinero en el banco.
Resta la primera de la última. Haz la media.
Ese número es tu tesorería. No el saldo de hoy, que depende de quién ha pagado esta semana, sino los días que tu empresa financia a sus clientes cada vez que revisa un extintor. Si te ha salido más de lo que esperabas, no eres el único: en una mantenedora es normal revisar en marzo y cobrar en junio.
Por qué se alarga tanto
El trabajo de campo es rápido. Lo que se alarga es todo lo que viene detrás. Mira dónde se te van los días:
El acta que se pasa a limpio. Si tu técnico rellena papel, alguien en la oficina lo teclea. Ese alguien tiene otras cosas que hacer, y el acta espera.
El certificado que espera al acta. Hay clientes que no pagan hasta tener el certificado de mantenimiento en la mano. Sin acta limpia no hay certificado; sin certificado, la factura se queda en el cajón.
La factura que espera a fin de mes. Es cómodo facturar todo junto el día 30. Pero una revisión hecha el día 2 acaba de sumar veintiocho días a tu cuenta sin que nadie lo decida.
El vencimiento que pactaste. A treinta, sesenta o noventa días desde la factura, no desde la visita. Súmale todo lo anterior.
Cuota o por equipo: no cobran igual
El modelo de cobro también cambia tu tesorería. Si cobras por equipo revisado, cada revisión genera su factura, y el retraso de la oficina se traslada directamente al banco. Si cobras una cuota, el ingreso es previsible y no depende de que el acta esté limpia, aunque tienes que vigilar que la cuota siga cubriendo lo que haces. Los dos modelos, con sus trampas, están en cómo facturar el mantenimiento de extintores por equipo o por cuota.
No tienes que elegir uno para todos. A tu cliente industrial le puede encajar la cuota; al bar de la esquina, la factura en la visita.
Qué cambia cuando el acta genera la factura
La forma más directa de recortar días es que la factura no dependa de que alguien teclee nada. Si el acta firmada en la instalación ya es el dato, la factura puede salir ese mismo día. Es lo que contamos en acta y factura en la misma visita, pensado para hostelería y comercio pero válido para cualquier cliente que paga al recibir los papeles.
Con PlanerFire, la factura se emite desde la revisión con PlanerGes, el ERP de la misma suite, y los contratos de mantenimiento llevan el control de sus renovaciones, para que ninguno caduque sin que lo sepas. El circuito completo para una mantenedora está en la página de mantenedoras. No hace magia con tu cliente que paga a noventa días. Lo que hace es quitar los días que dependían de tu oficina.
Qué medir cada mes
Un cuadro de mando es mucho pedir; cuatro números bastan:
- Días medios entre la visita y la factura.
- Días medios entre la factura y el cobro.
- Revisiones finalizadas sin facturar a fin de mes.
- Contratos que vencen en los próximos sesenta días sin renovar.
El primero es tuyo por completo; el segundo depende de lo que negocies con cada cliente. Si solo puedes atacar uno este trimestre, ataca el primero.
Y si quieres saber qué parte de esos días te está costando margen, además de caja, el cálculo está en dónde se va el margen de la revisión anual.
VeriFactu, la excusa para ordenarlo
VeriFactu será obligatorio desde el 1 de enero de 2027 para las sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para el resto, según el RDL 15/2025. Vas a tener que revisar cómo facturas de todas formas. Aprovecha para decidir cuándo sale cada factura, desde dónde y con qué datos, en vez de adaptar sin más el sistema que ya te hacía cobrar tarde.
En la demo de PlanerFire puedes seguir una revisión de tu cartera desde el acta firmada hasta la factura y medir tú mismo cuántos días se quitan. Los planes y lo que incluye cada uno están en las tarifas, todos sin permanencia.