Once y media de la mañana. Bar de barrio, persiana a medio subir. He revisado los tres extintores, el de la cocina y los dos del comedor. Paco firma el acta con el dedo en la pantalla, se seca las manos en el delantal y me suelta lo de siempre:
—¿Cuánto es?
Durante años mi respuesta fue «ya te llegará la factura». Y llegaba. A las tres semanas, a un correo que Paco no mira, con un importe que ya no recordaba haber aceptado. Cobrábamos a los dos meses, cuando cobrábamos.
Por qué en hostelería se cobra tarde
No es mala fe. Es que el dueño de un bar vive el día. Lo que no se resuelve mientras estás delante se va al montón de papeles de detrás de la caja, junto a la factura del hielo y la carta del gestor.
En una comunidad o en una fábrica, la factura va a un administrador o a un departamento que la tramita. En un bar, la tramita Paco. Cuando tenga un rato. Que no tiene.
Por eso aquí la regla es sencilla: lo que no se factura el día de la visita se cobra tarde, o se cobra con discusión.
El camino corto
Todo empieza en la firma. Si el encargado firma el acta en el local, ya tienes lo más difícil: la conformidad del cliente con lo que se ha hecho, equipo a equipo. Cómo se hace esa firma en el móvil lo contamos en el acta de revisión firmada en el móvil, paso a paso.
Para que eso funcione, el técnico tiene que dejar en el acta todo lo que ha gastado: el extintor que puso nuevo, el precinto, la señal que cambió. Si lo apunta en una libreta aparte «para pasarlo luego», ese material no llega nunca a la factura. Lo que no está en el acta, para la oficina no existe.
Después, la oficina. El acta llega finalizada, alguien la revisa, la cierra y factura ese mismo día. No al final de mes. Ese día.
Y la factura tiene que contar lo mismo que el acta: los equipos revisados, los retimbrados si los hubo y las sustituciones. Si el cliente ve en la factura algo que no reconoce del acta que firmó, no paga hasta que le llames. Si pactasteis una cuota, que la factura lo diga igual de claro; los dos modelos de cobro los repasamos en por equipo revisado o por cuota.
Los dos errores que más veo
Factura sin acta. La oficina factura la revisión porque tocaba, pero el acta no está cerrada, o no existe porque el técnico no pudo entrar. El cliente recibe una factura de algo que no recuerda. Devolución, llamada, mal rollo.
Acta sin factura. El técnico revisó, el cliente firmó, el acta se archivó. Y nadie facturó. Parece imposible, pero pasa más de lo que nadie confiesa, sobre todo con los retimbrados y los extintores sustituidos que no estaban en el presupuesto.
Los dos tienen la misma raíz: el acta y la factura viven en sitios distintos y alguien tiene que acordarse de juntarlas.
Y en 2027, VeriFactu
Un motivo más para no dejar las facturas para luego. El sistema VeriFactu del Real Decreto 1007/2023 será obligatorio para las sociedades desde el 1 de enero de 2027 y para el resto desde el 1 de julio de 2027, según el RDL 15/2025. Si tu programa de facturación es antiguo, este es el año de mirarlo.
Cómo lo hago ahora
En PlanerFire la factura sale del acta con PlanerGes, que es el ERP de la misma suite y ya está preparado para VeriFactu. El acta firmada en el bar y la factura son la misma historia, no dos papeles que alguien tiene que casar a mano. Y como avisamos antes de ir (por qué y cuándo, en avisar al cliente antes de que venza su revisión), Paco sabe que vamos y encontramos el bar abierto.
Ahora, cuando pregunta «¿cuánto es?», le digo el importe allí mismo y la factura le llega ese día.
Para técnicos en ruta por bares y comercios, lo que hace falta es el plan Profesional de PlanerFire, 399 €/mes sin permanencia, con rutas, app móvil con firma y fotos y control de retimbrados; lo tienes detallado en tarifas. En una demo te enseñamos una visita de principio a fin, y en PlanerFire para hostelería y comercio verás cómo se organiza ese tipo de cartera.