Son las ocho y media. El técnico aparca delante de una residencia de mayores, la primera visita del día, y antes de bajar de la furgoneta abre la app en el móvil. La pestaña «Hoy» le enseña sus revisiones de la jornada, separadas entre las que están en curso y las pendientes, cada una con su hora, su cliente y su dirección. La residencia está arriba del todo. Toca la tarjeta.
Lo que sigue es el recorrido completo de esa revisión en la app móvil de PlanerFire, desde ese toque hasta el acta firmada, con lo que vale la pena comprobar en cada paso.
Antes de salir: lo que prepara la oficina
La revisión no nace en el móvil. La oficina la ha programado a partir del calendario de la instalación, y la instalación ya tiene su inventario: cada extintor, cada BIE y cada detector con su tipo, su código y su ubicación. Si ese inventario está bien, el técnico llega sabiendo qué va a encontrarse. Si no lo está, lo descubrirá delante del cliente.
Comprobación previa: que la revisión esté asignada al técnico correcto y que la instalación tenga sus equipos cargados.
Paso 1. Abrir la revisión
Al tocar la tarjeta se abre la ficha de la revisión: cliente, teléfono y dirección. El teléfono se puede marcar desde la propia ficha, algo útil cuando el portal está cerrado, y la dirección se abre en la aplicación de mapas del teléfono.
Antes de seguir: confirma que estás en la instalación correcta. Un cliente con varias direcciones de servicio tiene una revisión por instalación.
Paso 2. Iniciar
El botón grande «Iniciar» cambia la revisión de pendiente a en curso. A partir de ahí, la oficina sabe que el técnico está trabajando en esa instalación.
Antes de pulsar: asegúrate de que tienes acceso a todos los equipos. Si el cuarto de máquinas está cerrado o el responsable no ha llegado, es mejor resolverlo ahora que dejar la revisión a medias; si no hay forma de entrar, la revisión sigue pendiente y la oficina puede cambiarle la fecha.
Paso 3. Recorrer los equipos, uno a uno
La revisión muestra una línea por cada equipo de la instalación, con su tipo, su código y su ubicación. Para cada uno, el técnico marca el resultado con botones grandes, pensados para usarse con una mano:
- Correcto: el equipo supera la revisión.
- Deficiencia: hay algo que corregir. La app pide una observación obligatoria que describa el problema.
- Sustituido: el equipo se ha cambiado por otro.
- No aplica: la operación no corresponde a ese equipo en esta revisión.
Cada resultado se guarda al pulsarlo, sin esperar al final.
Antes de seguir: ningún equipo debe quedar sin resultado. El RIPCI exige que el acta recoja, por cada equipo, su tipo, marca, modelo, identificación unívoca, operaciones y resultado. Lo que no se marca aquí no aparecerá después.
Paso 4. Fotografiar lo que importa
Si hay una deficiencia, una foto vale más que la mejor observación. La cámara se abre desde la propia revisión y las fotos quedan unidas a ella. Una BIE con el armario dañado, un extintor tapado por mobiliario o una señal arrancada: con la imagen, la oficina puede preparar el presupuesto sin volver a la instalación.
Paso 5. Anotar el material empleado
Si se ha sustituido una pieza o un equipo, se añade como línea de la revisión. Es lo que después permitirá facturar lo que realmente se ha gastado, sin depender de la memoria del técnico al final del día.
Paso 6. Finalizar y recoger la firma
Con todos los equipos revisados, el técnico pulsa «Finalizar». Se abre una hoja donde escribe el trabajo realizado y el resultado global de la revisión: correcto, con deficiencias o pendiente de material. Después, gira el móvil hacia el cliente.
El responsable de la residencia firma con el dedo en la pantalla y escribe su nombre. La firma queda unida al acta junto a la fecha. La revisión pasa a finalizada y el técnico vuelve a «Hoy», donde le espera la siguiente visita.
Antes de irte:
- Todos los equipos tienen resultado.
- Cada deficiencia tiene su observación y, si procede, su foto.
- El material empleado está anotado.
- El nombre del firmante es legible y corresponde a alguien que puede firmar por el titular.
- El cliente sabe si hay deficiencias y qué va a pasar con ellas.
Paso 7. En la oficina: cerrar y emitir el certificado
Cuando el acta llega a la oficina ya está completa y firmada. Nadie tiene que teclearla. La oficina la revisa, la cierra y, desde el acta finalizada, emite el certificado de mantenimiento con los equipos revisados, su resultado y su fecha de validez. Qué debe contener ese documento según el RIPCI está explicado en qué debe llevar el certificado de mantenimiento de extintores.
Al cerrarse el acta, la próxima revisión de cada equipo se recalcula según la periodicidad que la empresa tenga configurada. Y la factura puede salir de la misma revisión con PlanerGes, preparada para VeriFactu.
Lo que la norma pide que quede escrito
La app no cambia lo que exige el reglamento; lo hace más fácil de cumplir. El artículo 17 del RIPCI obliga a la mantenedora a emitir un certificado con las listas de comprobación, a informar al titular de las deficiencias y a conservar la documentación al menos cinco años, entre otras obligaciones que se repasan una a una en las obligaciones de la empresa mantenedora en el artículo 17. Un acta firmada en el sitio, con cada equipo identificado y su resultado, es la base de todo eso.
Si hoy tus técnicos revisan en papel y la oficina pasa las actas a limpio, la comparativa entre Excel, plantillas y un programa de mantenimiento te ayuda a medir cuánto tiempo se va en ese trámite.
La app móvil con firma y fotos forma parte del plan Profesional de PlanerFire, junto a las rutas y el control de retimbrados y caducidades; los tres planes están en la página de tarifas. Si prefieres verlo con una instalación real, reserva una demo y recorremos juntos una revisión de principio a fin, o empieza por la página para empresas mantenedoras.