Excel no es el enemigo. Es gratis o casi, todo el mundo sabe usarlo y se adapta a cualquier cosa. Muchas mantenedoras pequeñas llevan años revisando extintores con una hoja bien montada, y en el buscador aparecen a diario consultas como «excel control de extintores» o «plantilla revisión trimestral extintores». Quien pregunta eso no busca software: busca que su método actual funcione.
Esta comparativa parte de ahí. No se trata de demostrar que un programa es mejor que una hoja, sino de saber en qué punto una deja de compensar frente al otro. Se comparan tres opciones con los mismos criterios, que salen de lo que el RIPCI obliga a documentar a la mantenedora y de lo que pide el trabajo diario.
Las tres opciones
- Hoja de cálculo (Excel o equivalente): el registro de equipos y el calendario en una o varias hojas.
- Word y plantillas: actas y certificados como documentos que se rellenan a partir de un modelo, a menudo junto a la hoja de cálculo.
- Programa de mantenimiento de PCI: inventario, calendario, actas y certificados en una misma herramienta, con app para el técnico.
En la práctica, casi nadie usa solo la primera. Lo habitual es una mezcla: hoja para el registro, Word para el acta y el certificado, y el móvil para las fotos. Un fabricante de software, Protecnus, describe ese día a día como «papel que convive con hojas de cálculo, llamadas, WhatsApp, partes manuales y carpetas compartidas»; es una fuente interesada, pero cualquier mantenedora reconocerá la imagen.
Tabla de criterios
| Criterio | Hoja de cálculo | Word y plantillas | Programa de mantenimiento |
|---|---|---|---|
| Coste de entrada | Casi nulo | Casi nulo | Cuota mensual |
| Flexibilidad | Total | Total | La que permita la configuración |
| Calendario por equipo | Posible, con fórmulas y filtros a mano | No aplica | La próxima revisión se recalcula al cerrar el acta |
| Identificación unívoca (serie y ubicación) | Si hay una fila por equipo | Se copia en cada acta | Ficha única por equipo |
| Etiqueta de cada extintor | Aparte, a mano o con combinación | Aparte | Sale del mismo registro |
| Certificado con listas de comprobación | No | Sí, rellenado a mano | Emitido desde el acta finalizada |
| Firma del titular | En papel | En papel o escaneada | En la pantalla del móvil |
| Archivo de cinco años | Carpetas | Carpetas | Actas y certificados por instalación |
| Aviso de fechas al titular | Filtro y llamada | No aplica | Lista de vencimientos por cliente |
| Varias personas a la vez | Riesgo de versiones | Riesgo de versiones | Un solo dato compartido |
| Factura | En otro programa | En otro programa | Desde la revisión, si la suite factura |
La tabla no dice que la hoja no pueda hacer esas cosas. Dice cuánto trabajo manual cuesta que las haga.
Ficha por opción
Hoja de cálculo
Lo que hace bien. Coste casi nulo, curva de aprendizaje inexistente y libertad para añadir la columna que haga falta. Bien diseñada, con una fila por equipo y las fechas en columnas propias, cumple la función de registro. Cómo montarla está en las columnas que no pueden faltar en un registro de extintores.
Dónde se atasca. El calendario depende de que alguien filtre bien cada mes; un filtro mal puesto deja una instalación fuera de plazo sin que nadie lo note. Las fechas se escriben a mano. No recoge firmas. Y cuando dos personas trabajan sobre el mismo fichero, aparecen las versiones: «extintores_2026_BUENO.xlsx». El calendario anual que sale de una hoja, y cómo sacarlo de ella, se explica en el calendario de revisiones del RIPCI sin hojas de cálculo.
Word y plantillas
Lo que hace bien. El acta y el certificado quedan con buena presencia, con el logotipo de la empresa y el texto que se quiera. Es fácil adaptarlas a un cliente exigente.
Dónde se atasca. Cada acta es un documento suelto que copia datos de la hoja: cliente, dirección, equipos, números de serie. Cada copia es una oportunidad de error. El técnico revisa en papel y la oficina lo teclea después, así que el cliente recibe su acta días más tarde. Y encontrar el certificado de una comunidad de hace tres años significa bucear en carpetas.
Programa de mantenimiento
Lo que hace bien. El dato de cada equipo existe una sola vez y todo lo demás sale de él: calendario, acta, certificado, etiqueta y factura. La próxima revisión se calcula sola al cerrar la anterior. El técnico rellena el acta en el móvil y el cliente la firma allí mismo.
Dónde se atasca. Cuesta dinero cada mes. Hay que cargar el inventario al principio, y ese trabajo es proporcional al desorden del que se parte. Los técnicos tienen que aprender una herramienta nueva. Y se depende de un proveedor, por lo que conviene saber cómo se sacan los datos si un día se cambia. Lo que suma todo eso, partida a partida, está en cuánto cuesta un software de PCI.
Veredicto por perfil
Autónomo o mantenedora con pocas instalaciones
La hoja de cálculo bien hecha es suficiente. Si una sola persona lleva el registro, las revisiones caben en la memoria de una semana y los certificados se pueden preparar con calma, el ahorro de un programa es pequeño. Lo que sí compensa es montar la hoja con una fila por equipo desde ya: facilita cualquier cambio futuro.
Mantenedora con varios técnicos
Aquí el equilibrio cambia. Varias personas tocan el mismo dato, los técnicos vuelven con papeles que hay que pasar a limpio y la oficina dedica horas a actas y certificados. El coste de un programa se compara con esas horas, no con cero. En el relato de un lunes de enero en una mantenedora se ve adónde se van.
Cartera de comunidades de vecinos
Muchas instalaciones pequeñas, poco importe por visita y administradores que piden certificados de varias comunidades a la vez. La hoja aguanta el registro, pero la búsqueda de documentos y la facturación a cada comunidad son las que se comen el margen. Es el perfil en el que antes compensa un programa.
Señales de que ha llegado el momento
- Más de una persona modifica el fichero de equipos.
- Las actas se pasan a limpio en la oficina.
- Buscar un certificado tarda más que hacer la revisión.
- Alguna vez una revisión ha vencido por un filtro mal aplicado.
- Los retimbrados se localizan leyendo etiquetas.
- La factura sale días después de la visita.
Con dos o tres de esas señales, el Excel ya no es gratis: se paga en horas.
Una prueba sencilla antes de decidir
Durante un mes, apunta en la oficina el tiempo que se dedica a tres tareas: pasar actas a limpio, buscar y enviar certificados, y preparar la lista de lo que vence. Sin precisión de cronómetro: basta con una anotación al final de cada día. Al terminar el mes, multiplica esas horas por lo que cuesta la hora de esa persona y compáralo con la cuota de un programa.
Si la cifra sale pequeña, la hoja sigue siendo tu mejor opción y interesa invertir en tenerla bien montada. Si sale grande, ya sabes cuánto te cuesta el Excel que parecía gratis.
Lo que no cambia con un programa
Es mejor no esperar milagros. La periodicidad de cada tipo de equipo la sigue decidiendo la empresa conforme al RIPCI, al fabricante y al contrato; el resultado de cada revisión lo sigue firmando el técnico; y un inventario mal cargado seguirá dando fechas equivocadas. Un programa ahorra el trabajo repetido, no el criterio.
Cómo dar el paso sin perder el histórico
El cambio no tiene que ser de golpe. El primer escalón es sacar de la hoja el inventario y el calendario, que son la base de todo lo demás. Es lo que cubre el plan Lite de PlanerFire: instalaciones e inventario de equipos PCI, calendario de revisiones con avisos de vencimiento, clientes y direcciones de servicio, y factura desde la revisión con PlanerGes. Las actas y certificados en PDF llegan con el plan Standard, y la app móvil con firma y fotos con el Profesional.
Cargar el inventario lleva trabajo. Si la hoja tiene una fila por equipo con sus fechas, ese trabajo es mucho menor, y la hoja antigua se puede conservar como archivo del periodo anterior, que la mantenedora debe guardar al menos cinco años.
Si te reconoces en dos o más de las señales, lo más útil es verlo con tus propios datos: pide una demo de PlanerFire y lleva una de tus instalaciones como ejemplo para ver cómo quedaría. Los tres planes, sin permanencia, están en la página de tarifas, y en la página para empresas mantenedoras tienes el recorrido completo del inventario al acta firmada.