Lunes, ocho y media. Calle estrecha, furgoneta en doble fila y cuatro extintores en la hoja del bar de la esquina. Persiana bajada. Un folio pegado con celo: «Lunes cerrado por descanso».
Llamo. No lo coge. Le escribo. Me contesta a las once, cuando ya estoy en la otra punta de la ciudad: «¿Hoy? Nadie me dijo nada».
Tenía razón. Nadie le dijo nada.
Llevo muchos años en la furgoneta y esa persiana la he visto más veces de las que me gustaría. Cada una es media mañana perdida, un hueco que no se recupera y una visita que hay que volver a encajar en una semana que ya estaba llena.
El cliente no tiene que adivinarlo
Hay quien piensa que avisar es un detalle. No lo es. El RIPCI obliga a la empresa mantenedora a comunicar al titular las fechas en que le tocan los mantenimientos: es la letra f del artículo 17, dentro de un artículo que enumera las obligaciones de la empresa mantenedora una detrás de otra.
O sea, que si el dueño del bar no sabe que voy, el que ha fallado soy yo. O mi oficina. Que para el caso es lo mismo.
Por qué no se avisa
No es mala fe. Es que el aviso no tiene dueño.
- La fecha la ve solo la oficina. Está en un calendario que el técnico no mira y el cliente no conoce.
- Se avisa cuando alguien se acuerda. A veces una semana antes, a veces la víspera, a veces nunca.
- El aviso no dice nada. «Pasaremos esta semana a revisar» no es un aviso. Es una amenaza con fecha difusa.
- Nadie sabe el horario. El bar cierra los lunes, el restaurante no quiere a nadie a la hora de comer y la tienda abre a las diez. Eso lo sabe el técnico que va siempre. Si un día va otro, se come la persiana. Y encima vuelve con la hoja sin firmar.
Cómo lo hago yo
Margen según el cliente. A un bar o una tienda, una semana antes y un recordatorio la víspera. A una comunidad de vecinos, más margen, porque hay que cuadrar con el presidente, el conserje o el administrador. A una nave, lo que diga su responsable de mantenimiento, que suele tener su propia agenda de visitas.
Decir qué. Qué equipos, qué revisión y si toca algo más. No es lo mismo «revisión anual de cuatro extintores» que «revisión anual y uno toca retimbrar». Al cliente le cambia el día.
Confirmar el acceso. Quién abre, a qué hora, dónde están las llaves del cuarto de la BIE. Parece una tontería hasta que estás delante de una puerta con candado y el conserje ha salido a por pan.
Explicar el porqué. El «¿otra vez vosotros?» sale de un cliente que no sabe que hay revisión trimestral, anual y quinquenal, y que una la puede hacer él. Tengo una guía de cada cuánto se revisan los extintores que mando a los clientes nuevos. Desde que lo hago, la pregunta sale mucho menos.
Apuntar la respuesta. Si el cliente dice «mejor los martes por la tarde», eso va a la ficha de la instalación, no a mi libreta. La libreta se jubila conmigo, y el técnico que venga detrás se merece saber que los lunes ese bar no abre.
De dónde salen las fechas
Todo lo anterior da igual si la fecha está mal. El aviso bueno sale de un calendario montado equipo a equipo, con la próxima revisión recalculada cada vez que se cierra una. Lo explicamos en la guía del calendario de revisiones del RIPCI. Si el calendario está al día, avisar son cinco minutos por cliente.
Lo que cambia con un programa
El mensaje lo sigo mandando yo, o la oficina. Lo que ya no depende de nadie es saber a quién. En PlanerFire la oficina ve qué equipos vencen por cliente e instalación, con avisos antes del vencimiento, y cada instalación guarda sus horarios de acceso. El lunes del bar cerrado aparece en la ficha y no en mi memoria.
La persiana sigue bajando los lunes. Yo ya no voy.
Bares, tiendas, hoteles y colegios tienen su propia página, la de protección contra incendios para hostelería y comercio, con una ruta de un día que respeta sus horarios. Y si estás pensando en cambiar de herramienta, empieza por lo mínimo que debe hacer un software de mantenimiento de extintores.