Las diez y cuarto. Estoy en la segunda comunidad de la ruta, con la escalera apoyada y el tercer extintor en la mano. Suena el móvil. Es la oficina. «Una BIE gotea en el hotel de la avenida. Dicen que hay un charco en el pasillo y que viene un grupo a las doce.»
Dejo el extintor en su sitio. Termino la comunidad, porque no me gusta dejar cosas a medias. Y me voy al hotel.
Hasta aquí, nada raro. Esto pasa cada semana. Lo raro viene después, cuando llego a la oficina y alguien me pregunta: «¿Lo del hotel lo metemos en la revisión de octubre?»
No. Y os cuento por qué.
Cuatro trabajos, cuatro papeles
En una mantenedora hay, como poco, cuatro tipos de trabajo:
La revisión periódica, la de siempre. Trimestral, anual o quinquenal, según el equipo. Tiene fecha y la tiene porque la marca el reglamento.
El retimbrado, la prueba de los extintores cada cinco años. Tiene su propia fecha, que va por su lado.
La instalación, cuando montas equipos nuevos. Ahí empieza la vida del equipo y, con ella, su calendario.
La avería. Lo que se rompe cuando se rompe. No tiene fecha. Tiene prisa.
Cada uno de estos trabajos cuenta una cosa distinta. Si los metes todos en el mismo papel, el papel deja de contar nada.
Lo que pasa cuando se mezclan
He visto tres cosas. Las tres, más de una vez.
El calendario miente. Si la reparación de la BIE se apunta como «revisión», alguien en la oficina puede entender que la BIE está revisada. No lo está. Que yo haya cambiado una junta no quiere decir que haya hecho la revisión anual de esa BIE. El RIPCI obliga a la mantenedora a hacer el mantenimiento en plazo (art. 17.a), y un plazo que se da por cumplido sin estarlo es peor que uno vencido: nadie lo busca.
La factura se pierde. La avería del hotel es un trabajo aparte. Desplazamiento urgente, mano de obra, material. Si se mete en la revisión de octubre, en octubre nadie se acuerda de la junta, ni del charco, ni de la hora. Y lo que no se factura lo paga la mantenedora. Con gusto, supongo.
El cliente no entiende nada. Recibe un acta de revisión con una línea que dice «reparación de fuga» en mitad de treinta extintores correctos. ¿Esto era la revisión? ¿Me han cobrado aparte? ¿Me van a cobrar dos veces? La llamada a la oficina está garantizada.
Qué fecha toca cada uno
Esta es la parte que más se lía, así que voy despacio.
La revisión periódica mueve la próxima fecha del equipo. Cuando cierras la anual, la siguiente anual cuenta desde ahí.
El retimbrado mueve la fecha del próximo retimbrado. No la de la revisión anual.
La instalación fija el punto de partida. El día que montas un equipo, empiezan a contar todas sus fechas.
La avería no mueve nada del calendario periódico. Arregla lo que está roto. Si al arreglarlo ves otra cosa, la apuntas como deficiencia. Pero la revisión anual de ese equipo sigue donde estaba.
Hay una excepción que no es excepción: si en la avería sustituyes el equipo, el nuevo tiene sus propias fechas. El viejo se da de baja como sustituido. Eso sí cambia el calendario, porque cambia el equipo.
Qué se factura en cada caso
No voy a decir cuánto cobrar. Eso lo sabe cada gerente. Sí digo cómo separarlo.
La revisión periódica va por equipo revisado o por cuota, según el contrato. El retimbrado suele ir aparte, por equipo, y a veces se escapa, que es otro tema. La instalación va con su presupuesto. Y la avería va sola: desplazamiento, horas y material, con su propia factura y su propia fecha.
Mezclar la avería en la cuota tiene otro problema. El cliente se acostumbra a que las urgencias «entran». Y un día la urgencia es un domingo.
La avería también tiene papeles
Que una avería no sea una revisión no quiere decir que no se documente. Todo lo contrario. Lo que vi en el hotel, lo que hice y lo que cambié tiene que quedar escrito, con fotos si hace falta. Cómo hacer fotos que sirvan de algo está contado en las incidencias con foto. Y si lo que viste necesita una reparación mayor, eso va al informe de deficiencias al titular, redactado para que alguien lo apruebe.
El acta de avería la firma el cliente igual que la de revisión. El recepcionista del hotel, en mi caso, que me miró con cara de «¿otra firma?». Sí, otra firma.
La ruta, después de la urgencia
La avería rompe la ruta. Eso no se puede evitar. Lo que sí se puede es que la ruta rota no rompa el resto del día. Cuando volví del hotel, me quedaban tres comunidades. Hice dos. La tercera se movió al jueves y quedó apuntada en la lista, no en mi cabeza.
Eso de los días que no salen como estaban pensados lo contamos entero en un día con un técnico de PCI. Adelanto: casi ninguno sale como estaba pensado.
Cómo lo hago ahora
Cuando llega una avería, abro un acta de avería. No de revisión. Así de simple.
En PlanerFire el acta tiene tipo: revisión periódica, retimbrado, instalación o avería. Cada una sale separada en la lista de la oficina, y de cada una sale su factura con PlanerGes. La revisión de octubre sigue en octubre, limpia. Y la avería del hotel se factura esa semana, con la junta, el charco y la hora. Y cuando alguien en la oficina vuelve a preguntar si lo del hotel lo metemos en octubre, ya no hace falta contestar: el acta de avería está ahí, con su fecha, su firma y su material.
El hotel, por cierto, llegó a tiempo para el grupo de las doce. El charco lo secaron ellos.
Si en tu mantenedora las averías y las revisiones acaban en el mismo papel, en la demo te enseñamos cómo se separan los cuatro tipos de acta con tus propios trabajos. Las tarifas están publicadas, y el circuito completo para una cartera de extintores lo tienes en la página para mantenedoras.