Hace unos años volví a una nave de recambios para la revisión anual. En el tablón del despacho, clavado con una chincheta, estaba mi informe de deficiencias del año anterior. Amarillo. Con la esquina doblada. Nadie había hecho nada.
Le pregunté al encargado. Me dijo que sí, que lo había visto, pero que no entendía qué había que arreglar. Releí el informe. Tenía razón él. Ponía «BIE n.º 4: deficiencia en armario, ver UNE». Ni yo sabía ya qué había visto.
Desde entonces escribo los informes pensando en quien los tiene que pagar, no en quien los tiene que archivar.
Por qué el informe importa más de lo que parece
El RIPCI obliga a la mantenedora a informar al titular de las deficiencias que encuentre (art. 17.c). Lo contamos al repasar las obligaciones de la mantenedora en el artículo 17. Cumplir esa letra es fácil: pones una línea y ya está informado. Que sirva para algo es otra cosa.
Un informe que no se entiende tiene tres consecuencias. El equipo sigue mal. El cliente piensa que le quieres vender algo. Y tú vuelves el año que viene a escribir lo mismo.
Deficiencia u observación: sepáralas
La distinción es de oficio, no del reglamento, y a mí me ha ahorrado muchas discusiones.
Una deficiencia es algo que impide que el equipo haga su trabajo o que incumple lo que se revisa: manómetro fuera de zona, precinto roto, manguera cuarteada, extintor sin acceso. Hay que corregirla.
Una observación es algo que conviene mirar pero no deja el equipo fuera de servicio: una señal descolorida, un soporte flojo, una etiqueta poco legible. Se anota y se vigila.
Si metes las dos en la misma lista, el cliente no sabe qué es urgente. Y cuando no sabe qué es urgente, no hace nada.
Los errores que más veo
Escribir para el técnico, no para el cliente
«Presión fuera de rango, recarga según fabricante». Para ti está clarísimo. Para el dueño de un restaurante es un jeroglífico. Él necesita leer: «El extintor de la cocina ha perdido presión y ahora mismo no funcionaría bien. Hay que recargarlo».
La jerga no da autoridad. Da sospecha.
No decir dónde está el equipo
«Extintor n.º 12». ¿Cuál es el doce? En una comunidad con dos portales, o en una nave con tres entreplantas, el número solo lo entiende quien tiene el inventario delante. Pon planta, zona y una referencia que se vea: «junto al montacargas de la planta primera».
No poner prioridad
Todo parece igual de grave o igual de leve. Yo uso tres palabras, y no más: urgente, pronto, vigilar. El cliente las entiende a la primera.
No hacer foto
«Eso ya estaba así». La frase que más he oído en treinta años de oficio. Con foto, esa conversación dura diez segundos. Sin foto, dura toda la mañana.
Mezclar el informe con el presupuesto
Primero cuentas qué pasa. Luego, aparte, cuánto cuesta arreglarlo. Si lo mezclas, el cliente lee el importe y deja de leer el problema.
Olvidarte de lo que pusiste la vez anterior
Si el año pasado anotaste una deficiencia y este año sigue igual, dilo: «pendiente desde la revisión anterior». Eso cambia el tono de la conversación. Deja de ser una novedad y pasa a ser un aviso repetido.
Qué lleva cada línea
Después de muchos informes en cajones, me he quedado con cinco cosas por cada deficiencia:
- Equipo: tipo y número, como figura en el inventario.
- Ubicación: planta, zona y una referencia visible.
- Problema: qué se ha visto, en una frase que entienda un profano.
- Riesgo: qué pasa si no se corrige. Sin dramatismo, pero sin rodeos.
- Propuesta: qué hay que hacer y quién puede hacerlo.
Si alguna de las cinco falta, la línea no está terminada. Así de simple.
Plazo y seguimiento
El informe no se acaba al firmarlo. Yo pongo en cada deficiencia cuándo es mejor tenerla resuelta, de acuerdo con el cliente, y lo apunto para la siguiente visita. Si el cliente te encarga la reparación, perfecto. Si se la encarga a otro, también: que quede escrito que la corrección se ha hecho y cuándo.
Lo que hay que evitar es que la deficiencia desaparezca del mapa porque nadie la volvió a mirar.
El día que venga el organismo de control
Hay otra razón para escribir bien. El titular tiene que pedir una inspección a un organismo de control al menos cada diez años, salvo las exenciones que prevé el reglamento, y de ahí sale un acta firmada por el organismo y el titular. Lo explicamos al hablar de la inspección periódica del RIPCI cada diez años.
Cuando llega ese día, un historial de deficiencias bien escrito, con su foto y su fecha de corrección, dice mucho de la instalación. Y de su mantenedora. Uno lleno de «ver UNE» dice otra cosa.
Cómo lo hago ahora
Ya no escribo el informe en la oficina, de memoria, dos días después. Lo hago en la línea de cada equipo, delante del equipo. En PlanerFire, cuando marcas un equipo como «deficiencia» en el acta, el programa te pide la observación, y puedes añadir las fotos en esa misma línea. Si el defecto es de los que hay que seguir, se abre como incidencia con su foto y queda ahí hasta que alguien la cierra.
No escribo mejor que antes. Simplemente escribo cuando todavía me acuerdo de lo que he visto, que es la mitad del truco. La otra mitad es que el encargado firma el acta allí mismo, con las deficiencias delante, y ya no puede decirme dentro de un año que nadie le avisó.
Para seguir
Cómo encaja el informe de deficiencias con el inventario y el calendario lo resume en cuatro pasos la página para empresas mantenedoras de PCI. El recorrido completo de una revisión, de la primera línea a la firma del cliente, está en el acta de revisión firmada en el móvil, paso a paso. Y la próxima vez que redactes una deficiencia, léela como si fueras el encargado de la nave. Si no la entiendes, él tampoco.