Nave dos, pasillo C. El técnico señala una BIE con el cristal del armario roto y la manguera mal plegada. El jefe de nave se cruza de brazos: «Eso ya estaba así la última vez». Puede que sí. Puede que no. Sin una foto de la visita anterior, no hay forma de saberlo, y la conversación se alarga media hora.
Esta guía sirve para que esa media hora no vuelva a pasar. Está pensada para mantenedoras con clientes industriales y logísticos, donde las naves son grandes, los equipos muchos y la documentación se revisa con lupa.
Antes de salir a la nave
- Comprueba que el inventario de la instalación tiene zona, planta y número de cada equipo. Una foto sin ubicación vale la mitad.
- Revisa las incidencias abiertas de la visita anterior. Vas a volver a fotografiarlas.
- Pregunta al cliente si hay zonas donde no se puede usar la cámara. En algunas plantas hay restricciones y merece la pena saberlo antes de entrar.
Paso a paso durante la revisión
1. Fotografía el equipo entero
Primero, una foto general del equipo en su sitio. Tiene que verse qué es y dónde está: el extintor en su soporte, la BIE en su armario, la central en la pared. Esta foto responde a la pregunta «¿de qué equipo hablamos?».
2. Fotografía la placa o la etiqueta
Placa de características, número de serie o etiqueta de la mantenedora. Es lo que convierte la foto en prueba de un equipo concreto y no de uno parecido.
3. Fotografía el defecto de cerca
El manómetro fuera de zona, el precinto roto, la manguera cuarteada, el cristal partido. Cerca, enfocado y con luz. Si hace falta, usa la linterna del móvil.
4. Fotografía el entorno
Muchos defectos no están en el equipo, sino alrededor: un palé que tapa el acceso, una estantería nueva delante del pulsador, un extintor que alguien ha movido de sitio. La foto del entorno es la que más discusiones evita.
5. No fotografíes personas
Encuadra para que no salgan trabajadores ni visitantes. Si alguien pasa por delante, espera o repite la foto. El objetivo es documentar un equipo, no a quien estaba cerca.
6. Deja la foto en la línea del equipo
La foto tiene que quedar pegada al equipo en el acta de revisión, no en la galería del móvil ni en un grupo de mensajería. En PlanerFire, el técnico marca el resultado de cada equipo (correcto, deficiencia, sustituido o no aplica) y añade las fotos en esa misma línea; el acta también admite fotos generales de la visita. Así, quien abra el acta dentro de un año verá el defecto al lado del equipo al que pertenece.
7. Escribe una observación que se entienda
La foto no se explica sola. Una frase basta: qué se ve, qué riesgo tiene y qué propones. Para redactarla bien, repasa cómo escribir el informe de deficiencias para que el titular lo apruebe.
Después de la revisión: el seguimiento
Una foto que se archiva y se olvida no sirve de mucho. El defecto tiene que seguirse hasta que se corrige.
- Abre una incidencia para cada defecto que requiera reparación. En PlanerFire, las incidencias de calidad llevan su foto y quedan abiertas hasta que alguien las cierra.
- Asigna quién la corrige: tu empresa, si el cliente lo encarga, u otra, si no.
- Cierra con otra foto: el equipo ya reparado, desde el mismo ángulo. Antes y después, uno junto al otro.
- Anota la fecha de cierre. Es la que responde a «¿cuándo se arregló?».
La foto como punto de partida
La mejor costumbre es la más simple: en la siguiente revisión, antes de mirar el equipo, mira la foto de la anterior. Sabrás qué buscar, qué ha cambiado y qué sigue igual. Y si el jefe de nave vuelve a decir que eso ya estaba así, podrás enseñarle exactamente cómo estaba.
El recorrido completo del técnico, de la primera línea del acta a la firma del cliente, está en el acta de revisión firmada en el móvil, paso a paso.
Checklist rápido
- [ ] Equipo entero en su sitio
- [ ] Placa, número de serie o etiqueta
- [ ] Defecto de cerca
- [ ] Entorno del equipo
- [ ] Nadie en el encuadre
- [ ] Foto en la línea del equipo del acta
- [ ] Observación de una frase
- [ ] Incidencia abierta si hay que reparar
Probarlo con tu propia nave
La app móvil con fotos y firma forma parte del plan Profesional; puedes ver qué incluye cada plan en las tarifas de PlanerFire. Si trabajas sobre todo con industria y logística, en una demo te enseñamos cómo queda una incidencia con foto, ligada a su equipo, desde que se abre hasta que se cierra.