Viernes, última hora. La nave está terminada. Los detectores están en el techo, las BIE en sus armarios, los extintores colgados y la central de detección con todas sus luces en verde. El responsable del cliente firma la entrega, recoge la carpeta con la documentación y pregunta, ya con la chaqueta puesta:
—¿Y ahora quién me revisa todo esto?
Si la respuesta es un «ya te llamaremos», es probable que dentro de tres meses le llame otra empresa. La instalación la hiciste tú. El mantenimiento, que dura años, puede acabar en otras manos por no haber cerrado bien las dos últimas horas de la obra.
Esta guía recorre ese traspaso como un proceso de la instaladora, con pasos que se pueden repetir en cada obra.
Antes de la entrega: qué debes tener preparado
Revisa esta lista la semana anterior, no el mismo viernes:
- [ ] La relación de todos los equipos montados, por sistema: detección, alarma, BIE, extintores, alumbrado de emergencia, columna seca, rociadores o señalización, según la obra.
- [ ] Para cada equipo: tipo, marca, modelo, número de serie y ubicación concreta (zona, planta y número).
- [ ] Las fechas de fabricación de los equipos que las llevan, en especial los extintores.
- [ ] La fecha prevista de puesta en servicio.
- [ ] La decisión tomada sobre quién hará el mantenimiento: tu empresa u otra mantenedora.
- [ ] Una propuesta de contrato de mantenimiento, si vas a mantener tú.
Si alguno de estos puntos está en blanco, la entrega va a salir con un agujero que alguien tendrá que tapar después, normalmente con peor información.
Paso 1. Cerrar la obra con su acta de instalación
La instalación se cierra con un documento que diga qué se ha montado, dónde y cuándo. No es un trámite: es el primer registro del inventario y la base de todo el mantenimiento posterior.
- Recorre la instalación con la relación de equipos en la mano y comprueba que cada uno está donde dice el papel.
- Anota cualquier cambio respecto al proyecto: un extintor que se movió, una luminaria que se añadió.
- Recoge la firma del cliente en el acta.
- Emite el certificado de instalación que entregas al cliente como documento de tu empresa.
La documentación que exija la administración para la puesta en servicio sigue su propio trámite y no se sustituye por este acta. Lo que sí consigues es que lo que se entrega y lo que se registra coincidan desde el primer día.
Paso 2. Cargar el inventario con sus fechas
El inventario que no se registra al montar se reconstruye años después, equipo a equipo y con dudas. Lo contamos con detalle en el inventario PCI empieza el día que montas los equipos. Aquí, lo mínimo:
- Da de alta la instalación del cliente con su dirección exacta y, si tiene varias zonas o plantas, con esa estructura.
- Registra cada equipo con su tipo, agente y capacidad si es un extintor, marca, modelo, número de serie y ubicación.
- Apunta las fechas que mandan después: fabricación, instalación y puesta en servicio.
- Revisa los que tienen vida limitada, porque de ellos saldrán avisos dentro de unos años:
- Extintores: vida útil de veinte años desde la fecha de fabricación (RD 809/2021) y retimbrado cada cinco años a partir de la fecha de timbrado.
- Mangueras de BIE: se sustituyen al menos cada veinte años desde su puesta en servicio, según el anexo II del RIPCI.
- Detectores: la vida útil la fija el fabricante; si no la fija, diez años, y después se verifican cada cinco o se sustituyen.
Cuando estas fechas entran el primer día, los avisos de dentro de diez o quince años salen solos. Cuando no entran, nadie se acuerda.
Paso 3. Decidir quién mantiene
El RIPCI (Real Decreto 513/2017) es claro en este punto: su artículo 20.1.b exige que, para poner en servicio la instalación, el titular tenga un contrato de mantenimiento con una empresa mantenedora habilitada. Es decir, la pregunta del responsable del cliente no es de cortesía. Sin contrato, la instalación no debería ponerse en marcha.
Aquí hay dos caminos:
Si tu empresa también mantiene, comprueba que tu habilitación cubre esos equipos. El artículo 16 del RIPCI pide a la mantenedora presentar una declaración responsable ante la comunidad autónoma antes de empezar, indicando los equipos y sistemas para los que se habilita. Si has instalado un sistema que no figura en tu declaración, no asumas su mantenimiento hasta haberla ampliado.
Si no mantienes, dilo con claridad al cliente y pasa al paso 7.
Qué exige la norma sobre el contrato y qué conviene poner en él lo resolvimos en formato de preguntas y respuestas en el contrato de mantenimiento de PCI es obligatorio.
Paso 4. Redactar el contrato con la instalación delante
El mejor momento para firmar el contrato de mantenimiento es la entrega. El cliente conoce la instalación, confía en quien la ha montado y tiene la obligación de tener contrato.
Checklist del contrato:
- [ ] Qué instalación cubre, con su dirección exacta.
- [ ] Qué sistemas y qué equipos, con referencia al inventario que acabas de cargar.
- [ ] Qué revisiones incluye y con qué periodicidad.
- [ ] Qué queda fuera y se presupuesta aparte (sustituciones, reparaciones, retimbrados si no entran).
- [ ] Fecha de inicio y condiciones de renovación.
La fecha de inicio es mejor que coincida con la puesta en servicio. Un contrato que empieza a mitad de año, desplazado de la instalación, descuadra el calendario desde la primera visita.
Paso 5. Programar las primeras revisiones
Con el inventario cargado y el contrato firmado, las revisiones se programan a partir de la puesta en servicio.
- Asigna a cada tipo de equipo su periodicidad, según el anexo II del RIPCI, el fabricante y lo que diga el contrato.
- Distingue lo que puede hacer el titular de lo que solo puede hacer la mantenedora. Las comprobaciones trimestrales y semestrales de la tabla I del anexo II las puede hacer el propio titular; las anuales y quinquenales de la tabla II, solo la mantenedora.
- Fija la primera visita de la mantenedora y comunícasela al titular. No es un detalle comercial: el artículo 17.f obliga a la mantenedora a comunicar al titular las fechas de los mantenimientos.
- Anota también, a largo plazo, que el titular deberá solicitar una inspección de un organismo de control al menos cada diez años (artículo 22), salvo que esté exento.
Paso 6. Explicar al titular lo que le toca
La entrega es también el momento de dejar claro qué es responsabilidad del cliente. Dedícale diez minutos:
- Qué comprobaciones puede hacer él cada tres meses y cómo dejarlas anotadas.
- Cuándo será la primera visita de la mantenedora.
- Que la inspección periódica la pide él, no la mantenedora.
- A quién llamar si se dispara una alarma, se usa un extintor o ve un equipo dañado.
Un titular que entiende su parte llama antes y discute menos.
Paso 7. Si no mantienes, entrega el inventario
Si otra empresa va a hacer el mantenimiento, lo profesional es que no empiece de cero. Entrega al titular el inventario completo, con las ubicaciones y las fechas, en un formato que la mantenedora pueda aprovechar. Pierdes el contrato, pero no la reputación, y la próxima obra de ese cliente se decide también por cómo le dejaste esta.
Después de la entrega: las primeras semanas
- [ ] Comprobar que el contrato está firmado y archivado con la instalación.
- [ ] Confirmar que la primera revisión aparece en el calendario, con su fecha y su técnico.
- [ ] Revisar que no ha quedado ningún equipo sin fechas en el inventario.
- [ ] Llamar al cliente antes de la primera visita, no el mismo día.
Tres errores que se repiten
Entregar la carpeta y quedarse sin copia. La documentación de la obra se va con el cliente y la instaladora se queda sin el inventario que ella misma levantó. Cuando llame para el mantenimiento, habrá que empezar de nuevo.
Programar desde la fecha de la oferta y no desde la puesta en servicio. El calendario nace torcido y la primera revisión cae antes o después de lo que toca.
Dejar el contrato para la semana siguiente. Una semana después, el cliente ya no tiene la instalación delante ni la conversación reciente, y el contrato compite con las ofertas de otras mantenedoras que sí han llamado.
Cómo encaja en PlanerFire
En PlanerFire este traspaso sigue el mismo orden. La obra se cierra con un acta de tipo instalación, equipo a equipo, y de ella se emite el certificado de instalación que entregas al cliente. El inventario queda registrado con sus fechas y ubicaciones, se crea el contrato de mantenimiento con sus renovaciones y el calendario de revisiones arranca desde la puesta en servicio. PlanerFire no genera proyectos técnicos ni la documentación que se presenta a la administración: registra lo que has montado y lo convierte en mantenimiento programado.
En una demo cargamos una instalación parecida a una obra tuya y la llevamos hasta el contrato con sus primeras revisiones. Los planes que incluyen actas, certificados y contratos están en tarifas, y el enfoque completo para tu tipo de empresa, en software para instaladoras de PCI.