La nave huele a pintura. Los detectores ya están en el techo, las BIE colgadas en los pilares y, junto a la puerta de muelles, hay una torre de cajas de extintores esperando a que alguien las abra. El jefe de obra mira el reloj. El cliente quiere las llaves el viernes.
«La lista de equipos ya la haremos.»
Llevo muchos años en esto y he oído esa frase en todas las obras. No recuerdo ninguna en la que se hiciera.
El problema llega cinco años después
Cinco años más tarde aparece alguien con una carpeta. Puede ser la mantenedora nueva, puede ser un inspector, puede ser yo. Toca el primer retimbrado de los extintores y nadie sabe decir qué se montó exactamente. Hay números de serie que no figuran en ningún papel. Hay un extintor en la oficina que, según el plano, debería estar en el taller. Hay dos que no aparecen. Esos dos siempre existen.
Una vez, en un almacén de bebidas, el instalador había apuntado la ubicación de cada extintor por número de pasillo. Muy ordenado. Al año siguiente el cliente reorganizó el almacén y renumeró los pasillos. El listado seguía siendo impecable; solo que describía un edificio que ya no existía. Desde entonces apunto la ubicación con cosas que no se mueven: planta, zona y un número propio del equipo, el mismo que va en su etiqueta.
Entonces empieza la arqueología. Recorrer la nave entera, extintor a extintor, apuntando lo que pone la placa. Buscar la fecha de fabricación de cada uno, que es la que manda para saber cuándo acaba su vida útil. Adivinar qué detector se cambió y cuál es el original. Una mañana, si la nave es pequeña. Si son tres naves, mejor no lo cuento.
Por qué no se apunta el primer día
No es pereza. Son cuatro causas, y todas tienen sentido en el momento:
- La instalación se cobra al entregarla. El inventario no se factura, así que siempre queda para después.
- La lista se queda en el plano. O en un correo con un adjunto que nadie volverá a abrir.
- El que monta no siempre es el que mantiene. Si el mantenimiento se lo lleva otra empresa, el instalador no ve para qué le sirve el esfuerzo.
- Hay prisa. Siempre hay prisa. El cliente quiere las llaves el viernes.
Qué apuntar al montar cada equipo
Con los equipos en la mano, esto cuesta poco. Con los equipos colgados y cinco años de polvo encima, cuesta mucho.
- El número de serie, tal como aparece en la placa del equipo.
- La ubicación concreta: planta, zona y número. «Junto a la puerta» no vale; la nave tiene catorce puertas.
- El tipo y el agente, la capacidad y la eficacia, la marca y el modelo.
- La fecha de fabricación, que no es la de instalación. Los veinte años de vida útil del extintor se cuentan desde la fabricación, según el RD 809/2021, y el reloj ya estaba corriendo en el almacén del distribuidor.
- La fecha de instalación o puesta en servicio, que es la que cuenta para otros equipos: el RIPCI fija que las mangueras de las BIE se sustituyen al menos cada veinte años desde su puesta en servicio, y que los detectores tienen la vida útil que marque el fabricante o, si no la marca, diez años.
- Una foto del equipo en su sitio, si tienes el móvil a mano. No la pide ninguna norma, pero resuelve más discusiones que cualquier plano.
El número de serie y la ubicación son la «identificación unívoca» que el anexo II del RIPCI exige para cada equipo en el acta. Si ya llevas un registro en hoja de cálculo, son las primeras columnas de un registro de extintores bien montado. Y la etiqueta de cada extintor debe salir de ese mismo dato desde el primer día; lo que tiene que poner está en la etiqueta del extintor y los datos que exige el RIPCI.
El acta de instalación y el primer día del calendario
Cuando termino, dejo un acta de instalación con la lista de todo lo montado. No es burocracia: es el punto cero. Desde la puesta en servicio empieza a contar la primera revisión, y para poner en servicio la instalación el RIPCI exige, en su artículo 20.1.b, un contrato de mantenimiento con una empresa mantenedora habilitada. Ese día arrancan también todas las obligaciones de la mantenedora, las que resume el artículo 17 del RIPCI letra por letra: plazos, etiquetas, registro, certificado y archivo.
Si el mantenimiento lo vas a hacer tú, el inventario es tuyo y ya está. Si lo va a hacer otra empresa, entrégaselo al cliente junto a la documentación de la obra. El inventario viaja con la instalación, no con quien la montó. El técnico que venga detrás te lo agradecerá. Lo sé porque muchas veces he sido yo el que venía detrás.
Lo que cambia cuando el inventario vive en un programa
En papel o en hoja de cálculo, el inventario del día uno es una foto: correcta el viernes de la entrega y un poco menos cada mes que pasa. Los equipos se mueven, se retiran, se sustituyen.
Con PlanerFire, cada equipo se da de alta en la instalación del cliente con su tipo, su agente, su número de serie, su ubicación, su fecha de fabricación y su fecha de instalación. El trabajo queda recogido en un acta de tipo instalación, de la que puede salir un certificado de instalación para tu cliente, que no sustituye a la documentación que tramites con la administración. Y a partir de ahí, cada revisión trabaja sobre esa misma lista: si un extintor se sustituye, el sustituido queda registrado con el que lo reemplaza y la fecha.
Cinco años después, nadie tiene que abrir cajas de recuerdos.
Que cada obra entregada acabe siendo un contrato con sus revisiones es justo lo que plantea PlanerFire en la página para instaladoras de PCI. Y si te frena el precio, en cuánto cuesta un software de PCI están las cuentas hechas, con las nuestras incluidas.