¿Hace falta un contrato para mantener los extintores y el resto de la protección contra incendios de un edificio? Sí, y no por costumbre comercial: lo exige el Reglamento de instalaciones de protección contra incendios (RIPCI, RD 513/2017). Estas son las preguntas que más se repiten, contestadas con lo que dice la norma y, donde la norma calla, con lo que conviene hacer en la práctica.
¿Es obligatorio el contrato de mantenimiento de PCI?
Sí. El artículo 20.1.b del RIPCI establece que, para poner en servicio una instalación de protección contra incendios, hay que tener un contrato de mantenimiento con una empresa mantenedora habilitada. Sin contrato, la instalación no puede ponerse en servicio. Es una condición previa, no un trámite que se pueda dejar para después de la entrega: una instalación terminada sin contrato todavía no está lista.
¿Qué es una empresa mantenedora habilitada?
La que ha presentado la declaración responsable ante la comunidad autónoma para los equipos y sistemas que va a mantener (artículo 16) y cumple los requisitos del artículo 15: seguro de responsabilidad civil de al menos 800.000 euros por siniestro y certificado de gestión de calidad. Todo el detalle está en los requisitos para ser empresa mantenedora de PCI. Si la habilitación no cubre un sistema concreto, esa empresa no puede mantenerlo.
¿Quién firma el contrato?
El titular de la instalación y la empresa mantenedora. El titular es quien responde de la instalación: la propiedad del edificio, la comunidad de propietarios o la empresa que ocupa el local, según el caso. En una comunidad, lo habitual es que el administrador de fincas gestione el contrato en nombre de la comunidad.
¿Puede la instaladora ser también la mantenedora?
Puede, si además está habilitada como mantenedora para esos equipos. Es una forma natural de continuar la relación con el cliente: quien monta la instalación conoce cada equipo desde el primer día. En ese caso, el inventario que se hace al instalar se convierte en la base del mantenimiento, como contamos en el inventario PCI empieza el día que montas los equipos.
¿Qué obligaciones asume la mantenedora?
Las del artículo 17 del RIPCI, que se aplican se escriban o no en el contrato: mantener en plazo, entregar al titular el informe de deficiencias, guardar la documentación al menos cinco años, emitir el certificado con las listas de comprobación, comunicar al titular las fechas de los mantenimientos, y etiquetar cada extintor y llevar su registro. Están explicadas una a una en las obligaciones de la empresa mantenedora en el artículo 17.
¿Y el titular? ¿Firma y se olvida?
No del todo. La tabla I del anexo II permite que las operaciones trimestrales y semestrales las haga el propio titular o la mantenedora; las anuales y quinquenales de la tabla II son solo de la mantenedora. Además, el titular es quien debe pedir a un organismo de control la inspección periódica, al menos cada diez años salvo en los casos exentos (artículo 22). El contrato no traslada esas responsabilidades a la mantenedora.
¿Qué vale la pena detallar en el contrato?
La norma exige el contrato, pero no fija aquí su contenido. Por experiencia de sector, es mejor dejar escrito:
- las instalaciones y direcciones que cubre;
- el inventario de equipos, o la referencia al inventario vigente;
- las revisiones incluidas y su periodicidad por tipo de equipo;
- quién hace las operaciones trimestrales, si el titular o la mantenedora;
- el precio y su forma, por equipo revisado o por cuota;
- qué se factura aparte: material, sustituciones, retimbrados;
- la duración y la forma de renovación.
Nada de esto es obligatorio por el RIPCI; es lo que evita discusiones.
¿Precio por equipo o cuota fija?
Las dos fórmulas se usan en el sector. Por equipo revisado, el importe sigue al inventario real; con cuota, el titular sabe lo que paga cada año y la mantenedora tiene un ingreso previsible. Lo importante es que el contrato diga cuál se aplica y qué ocurre cuando cambia el número de equipos. Con cuota, merece la pena fijar qué variación del inventario obliga a revisarla; por equipo, es mejor que el acta recoja cuántos equipos se revisaron, porque es lo que justifica la factura.
¿Cuánto dura y cómo se renueva?
El RIPCI no lo fija en los artículos citados; lo acuerdan las partes. Lo que sí es práctico es controlar las fechas de renovación de toda la cartera, porque un contrato que vence sin que nadie lo note deja una instalación en una situación incómoda para las dos partes.
Otra práctica útil es revisar el contrato cada vez que cambia la instalación: una ampliación, una nave nueva, un sistema que se añade. Si el contrato describe equipos que ya no existen, o no incluye los nuevos, la siguiente revisión empezará con una discusión.
¿Qué pasa si una instalación no tiene contrato?
Que no cumple la condición del artículo 20.1.b para estar en servicio. El régimen de sanciones del RIPCI remite, en su artículo 23, a la Ley 21/1992 de Industria, cuyo artículo 34 fija multas por tramos según la gravedad. Qué calificación tendría cada caso concreto no se puede anticipar en un artículo; lo sensato es no llegar ahí.
¿Y si el titular cambia de mantenedora?
Firma un contrato nuevo con otra empresa habilitada. La mantenedora anterior debe conservar la documentación al menos cinco años, por el artículo 17.d, y interesa pedirle el inventario de equipos y las últimas actas para que la nueva empiece con los datos de la instalación.
¿Cómo se lleva una cartera con muchos contratos?
Con un registro que una cada contrato a sus instalaciones, sus equipos y sus fechas de renovación. En PlanerFire, los contratos de mantenimiento viven junto al inventario de cada instalación y controlan sus renovaciones; es una de las funciones del plan Standard.
Cada instalación entregada puede terminar en un contrato con sus revisiones ya programadas: lo explica la página de PlanerFire para instaladoras. Y si todavía llevas los contratos en una hoja de cálculo, la comparativa entre Excel y un programa de mantenimiento te ayuda a decidir si ha llegado el momento de cambiar.