Una demo no es una presentación. La presentación la prepara el vendedor, con sus datos, su instalación de ejemplo y el recorrido que mejor le sale. La demo la tienes que dirigir tú, porque eres tú quien va a vivir con ese programa los próximos años, con tus técnicos, tus clientes y tus cinco años de actas.
Si ya sabes lo que un programa tiene que hacer como mínimo, que repasamos en lo mínimo que debe hacer un software de mantenimiento de extintores, el siguiente paso es comprobarlo. Estas diez preguntas sirven para eso. Llévalas impresas.
Lo que llevas tú a la demo
Elige una instalación real de tu cartera. Que no sea la más fácil: una comunidad con extintores de distintas edades, una BIE y algún equipo sustituido el año pasado. Lleva su inventario, la última acta y la factura que emitiste. Con eso delante, las respuestas dejan de ser genéricas.
1. ¿Me haces un acta completa con mi instalación?
Pide que carguen tus equipos, abran una revisión y la cierren con firma del cliente. Mira cuántos clics hacen falta y si el técnico ve lo que necesita en el móvil. Si solo te enseñan una instalación de ejemplo perfecta, no has visto nada.
Y piensa en tu técnico, no en ti. Tú vas a ver el programa una hora; él lo va a usar ocho horas al día en una azotea o en un garaje con poca luz. Si en la demo te cuesta encontrar el botón de firmar, a él le va a costar más.
2. ¿Qué pasa con una deficiencia?
Marca un equipo con deficiencia y sigue el rastro. ¿Obliga a escribir una observación? ¿Llega a la oficina? ¿Cómo sale el informe al titular? Es donde se ve si el programa está pensado para PCI o adaptado a última hora.
3. ¿El certificado sale del acta o se hace aparte?
Si el certificado de mantenimiento hay que montarlo a mano después de la revisión, has comprado una base de datos, no una herramienta. Pide que lo emitan delante de ti a partir del acta que acabas de cerrar, y que te enseñen también la etiqueta del extintor. Las dos cosas las exige el RIPCI a tu empresa, y las dos tienen que salir del mismo sitio sin teclear dos veces.
4. ¿Cómo me entero de lo que vence?
Pregunta por los retimbrados de este año, los extintores que llegan a sus veinte años y las instalaciones con la revisión vencida. Tiene que haber una lista que puedas pedir el lunes por la mañana, no un informe que te prepara el soporte.
5. ¿Cuánto voy a pagar al año, con todo?
La mayoría de los programas específicos de PCI no publican precio. No es un delito, pero te obliga a preguntar bien: cuota, usuarios, técnicos, implantación, formación, módulos aparte. Pide la cifra anual por escrito para tu tamaño. Si tardan una semana en dártela, ya sabes algo.
Haz después la cuenta al revés. Con revisiones que en el mercado rondan los 13 o 15 € por extintor, cada euro de cuota tiene que salir de horas de oficina que dejas de gastar o de trabajo que dejas de perder. Si no ves de dónde va a salir, no firmes todavía.
6. ¿Hay permanencia?
Pregunta cuánto tiempo te comprometes y qué pasa si quieres irte en el primer año. Un programa que confía en su producto no necesita atarte.
7. ¿Cómo entran mis cinco años de histórico?
El RIPCI obliga a la mantenedora a guardar la documentación al menos cinco años. Eso no se queda en el programa viejo. Pregunta cómo se carga tu inventario actual, qué pasa con las actas antiguas, quién hace el trabajo, cuánto tarda y cuánto cuesta. El miedo a perder ese histórico suele frenar el cambio más que el precio; mejor resolverlo en la demo que después.
8. ¿Quién me atiende cuando algo falla?
No quién te vende: quién te atiende. En qué idioma, por qué canal, en qué horario. Un viernes de febrero con la campaña de retimbrados en marcha, esa respuesta vale más que cualquier función.
9. ¿Con qué emito las facturas cuando llegue VeriFactu?
Según el RDL 15/2025, VeriFactu será obligatorio desde el 1 de enero de 2027 para las sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para el resto. Si tu programa de campo no factura, pregunta cómo se conecta con el que factura. Si factura, pregunta si ya cumple. Pregunta también si la factura sale del acta o hay que volver a teclear la revisión.
10. ¿Qué no hace el programa?
La pregunta que más dice del proveedor. Uno honesto te contestará sin rodeos. Nosotros, por ejemplo, te diremos que PlanerFire no tiene GPS de técnicos ni área de cliente y que no se conecta a centrales de incendios. Mejor saberlo hoy que descubrirlo en marzo.
Tres señales para levantarte de la silla
- No te dejan tocar. Si todo lo maneja el comercial y no te pasan el ratón en ningún momento, algo no quieren que veas.
- Todo «está en la próxima versión». Compras lo que hay hoy, no lo que prometen para el año que viene.
- Nadie habla de tus datos. Si en una hora no ha salido cómo vas a entrar ni cómo podrías salir, esa conversación la vas a tener igual, pero más tarde y en peor posición.
Después de la demo
Compara las respuestas por escrito, no por sensaciones. Si todavía dudas entre seguir con la hoja de cálculo o dar el salto, el razonamiento está en Excel o programa de mantenimiento de extintores. Y si estás comparando con uno de los nombres grandes del sector, en Protecnus y Protecnus Max frente a PlanerFire tienes un ejemplo de cómo poner dos productos en la misma tabla.
La respuesta a la quinta y a la sexta te la damos antes de la demo: en las tarifas de PlanerFire, el plan Standard cuesta 198 €/mes sin permanencia e incluye inventario, calendario con avisos, actas y certificados en PDF y contratos con sus renovaciones. Las otras ocho, pregúntanoslas en una demo con tu propia instalación; si llevas una cartera de extintores, la página para mantenedoras te sirve de guion.