Si un programa para mantenedoras no te saca el certificado con sus listas de comprobación, no lleva el registro de extintores y no te dice qué fechas tienes que comunicar a cada titular, no es un programa para mantenedoras. Es una agenda con buena presentación.
Vas a oír muchas funciones en las demos: paneles, gráficos, integraciones. Antes de mirarlas, pon sobre la mesa lo que tu empresa está obligada a hacer. Esa lista ya existe y no la ha escrito ningún proveedor: está en el artículo 17 del RIPCI (RD 513/2017).
Primero, lo que te exige la ley
El artículo 17 enumera las obligaciones de la empresa mantenedora. Seis de sus letras se convierten directamente en requisitos de compra.
Mantener en plazo (letra a). Necesitas un calendario de revisiones por equipo que te diga qué vence y qué está vencido, no una lista de clientes con un mes al lado. Si el programa no distingue la anual de un extintor de la de otro extintor de la misma instalación, te obligará a seguir con la hoja de cálculo al lado.
Informar de las deficiencias al titular (letra c). El acta tiene que recoger el resultado de cada equipo y la observación de lo que está mal. Sin eso, el informe de deficiencias lo redactas tú aparte.
Guardar la documentación al menos cinco años (letra d). Actas y certificados archivados por instalación, que se encuentren sin preguntar al técnico que los hizo.
Emitir el certificado con las listas de comprobación (letra e). Tiene que salir del acta, no de un Word. Si quieres repasar qué debe llevar, lo contamos en el contenido del certificado de mantenimiento.
Comunicar las fechas al titular (letra f). El programa debe darte, cliente por cliente, qué le toca y cuándo. Enviarlo es cosa tuya; saberlo no debería costarte una tarde.
Etiqueta y registro de extintores (letra g). Un registro por equipo con número de serie y ubicación, como el que describimos en las columnas de un registro de extintores, y etiquetas que salgan de ese mismo registro.
Si falla uno de estos seis puntos, da igual lo que haga bien el resto.
Después, lo que te pide el día a día
La ley marca el suelo. Tu cuenta de resultados marca el resto.
Firma en el móvil. Cada acta que vuelve en papel es media hora de oficina y un cliente esperando su certificado. El técnico debe poder revisar equipo a equipo y hacer firmar al cliente en la pantalla antes de irse.
Retimbrados y caducidades. Cada extintor lleva dos relojes: retimbrado cada cinco años y fin de vida a los veinte desde su fabricación. Si el programa no los lleva, perderás trabajo facturable y te encontrarás extintores caducados en instalaciones que crees al día.
Contratos y renovaciones. Tus ingresos recurrentes están en los contratos de mantenimiento. Necesitas saber cuáles vencen y cuándo, antes de que el cliente se lo plantee.
Factura desde la revisión, preparada para VeriFactu. El RD 1007/2023 obliga a usar sistemas de facturación verificables. Tras la prórroga del RDL 15/2025, la obligación empieza el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto. Si hoy facturas con un programa que no está preparado, vas a tener que cambiarlo de todos modos. Mejor que la factura salga del mismo sitio que el acta.
Y lo que tienes que exigir al proveedor
Precio publicado. Los programas específicos de PCI que se venden en España no suelen publicar tarifas: te piden una llamada y te mandan un presupuesto. No es ilegal ni raro, pero te impide comparar antes de perder una tarde en una demo. Pide el precio por escrito y pregunta qué cambia si añades técnicos.
Sin permanencia. Si el programa es bueno, no necesita atarte.
Preguntas para la demo, con tus datos
No aceptes la demo con datos de ejemplo. Lleva tres instalaciones reales tuyas, a poder ser las más enrevesadas, y pide que te enseñen esto delante de ti:
- Da de alta un extintor con número de serie, ubicación, fecha de fabricación y de timbrado. ¿Qué fechas calcula solo?
- Enséñame qué vence el mes que viene en esta zona.
- Sustituye este extintor por uno nuevo. ¿Qué pasa con el historial del viejo?
- Haz una revisión en el móvil, marca una deficiencia con su observación y hazme firmar.
- De esa revisión, sácame el certificado. ¿Cuánto tardas?
- Ahora, la factura. ¿Sale de la revisión o se teclea otra vez?
- ¿Qué cuesta al mes con mis técnicos y mi oficina, y qué pasa si me voy?
Si alguna respuesta es «eso lo configuramos después», apúntalo. Lo que no ves en la demo, no lo des por hecho.
Cómo encaja PlanerFire en esta lista
Lo hemos diseñado a partir del mismo artículo 17: inventario de equipos PCI por instalación, calendario con avisos de vencimiento, actas de revisión con resultado por equipo, certificado de mantenimiento emitido desde el acta finalizada, etiquetas en PDF y factura desde la revisión con PlanerGes, preparada para VeriFactu. Si quieres verlo con una cartera de cientos de instalaciones, la página para empresas mantenedoras de extintores enseña el recorrido completo. Y el precio está publicado.
Preguntas frecuentes
¿Me sirve un programa genérico de gestión de técnicos?
Puede servirte para la agenda y el parte. Pero tendrás que construir tú las listas de comprobación, el registro por equipo y el certificado. Mide ese trabajo antes de firmar.
¿Necesito app móvil desde el primer día?
No necesariamente. Si hoy tu cuello de botella es el calendario y el certificado, empieza por ahí. La app se nota cuando tienes técnicos en ruta todo el día.
¿Y si solo tengo dos técnicos?
La ley te pide lo mismo que a una empresa de cincuenta. Lo que cambia es cuánto puedes pagar, por eso importa que el precio sea público.
¿Puedo seguir con mi Excel en paralelo?
Durante la carga inicial, sí. Después, dos fuentes de verdad son peores que una.
Para lo que cuenta este artículo (calendario con avisos, actas de revisión y certificados en PDF, contratos con sus renovaciones y factura desde la revisión con PlanerGes), el plan Standard de PlanerFire cuesta 198 €/mes sin permanencia; lo tienes desglosado en las tarifas. Si tus técnicos van en ruta y quieres firma en el móvil, retimbrados y caducidades, eso está en el Profesional. La mejor forma de decidir es pedir una demo y hacerle al programa las siete preguntas de arriba con tus propias instalaciones.