El registro de extintores es la relación, aparato por aparato, de los extintores que una empresa mantenedora tiene a su cargo, con los datos que los identifican y las fechas de cada operación. No es opcional: la letra g del artículo 17 del RIPCI (RD 513/2017) obliga a la mantenedora a llevarlo, junto con la etiqueta que coloca en cada equipo.
Buena parte de las mantenedoras pequeñas lo lleva en una hoja de cálculo. Las búsquedas «registro de extintores excel» o «excel control de extintores» aparecen entre las sugerencias de Google por algo. La hoja no es el problema; el problema suele ser cómo está diseñada. Este artículo propone cuatro criterios, una estructura de columnas y una lista de comprobación mensual.
Criterio 1. Una fila por equipo
La unidad del registro es el extintor, no la instalación. Una fila que diga «Comunidad Calle Mayor 14, 6 extintores, revisados en marzo» no permite saber cuál de los seis se sustituyó, cuál tiene el retimbrado pendiente ni cuál llega al final de su vida útil el año que viene. Con una fila por equipo, cada una de esas preguntas se responde con un filtro.
Criterio 2. Identificación unívoca
El anexo II del RIPCI exige que el acta identifique cada equipo de forma unívoca. En la práctica, eso significa número de serie y ubicación. El número de serie distingue el aparato; la ubicación dice dónde buscarlo. Ninguno de los dos basta por separado: el número de serie no dice en qué planta está y la ubicación cambia cuando el extintor se mueve o se sustituye.
Criterio 3. Lo calculable no se teclea
Tres fechas del registro son derivadas y deben salir de una fórmula:
- Próxima revisión anual: fecha de la última anual más doce meses.
- Próximo retimbrado: fecha del último timbrado más cinco años, porque el anexo II fija la prueba de nivel C cada cinco años.
- Fin de vida: fecha de fabricación más veinte años, que es la vida útil que fija para los extintores el RD 809/2021. Cada fecha tecleada a mano es una fecha que alguien olvidará actualizar.
Criterio 4. Valores cerrados
Tipo de equipo, agente extintor, estado o cliente deben elegirse de una lista, no escribirse. «Polvo ABC», «polvo abc» y «ABC» son tres valores distintos para un filtro. La validación de datos de la hoja de cálculo lo resuelve con poco esfuerzo.
Las columnas
| Bloque | Columna | Contenido | Para qué sirve |
|---|---|---|---|
| Identificación | Cliente | Titular de la instalación | Agrupar y facturar |
| Identificación | Instalación | Edificio, local o nave | Planificar visitas |
| Identificación | Ubicación | Zona, planta y número | Encontrar el equipo |
| Equipo | Tipo | Valor de lista | Aplicar la periodicidad correcta |
| Equipo | Agente extintor | Valor de lista | Retimbrado, recarga y sustitución |
| Equipo | Eficacia | Según placa | Comprobar la dotación |
| Equipo | Capacidad | Kg o litros | Pedir repuesto |
| Equipo | Marca y modelo | Según placa | Contenido mínimo del acta |
| Equipo | Número de serie | Según placa | Identificación unívoca |
| Fechas | Fabricación | Fecha | Calcular el fin de vida |
| Fechas | Último timbrado | Fecha | Calcular el próximo retimbrado |
| Fechas | Última trimestral y quién la hizo | Fecha y «titular» o «mantenedora» | Tabla I del RIPCI |
| Fechas | Última anual | Fecha | Tabla II del RIPCI |
| Fechas | Próxima anual | Fórmula | Calendario |
| Fechas | Próximo retimbrado | Fórmula | Campaña de retimbrados |
| Fechas | Fin de vida | Fórmula | Sustituciones previstas |
| Estado | Estado | Activo, baja o sustituido | Excluir lo retirado |
| Estado | Sustituido por | Número de serie del nuevo | Trazabilidad |
Son dieciocho columnas. Pueden añadirse otras (observaciones, precio pactado, fecha de alta en el contrato), pero ninguna de estas debería faltar. Del bloque «Fechas» sale directamente el calendario de revisiones montado equipo a equipo, y de los bloques «Identificación» y «Equipo» sale lo que exige el acta que acompaña al certificado de mantenimiento.
La columna «Sustituido por» merece un comentario. Cuando un extintor se retira, la tentación es borrar la fila. Borrarla elimina la prueba de que existió, de cuándo se revisó por última vez y de por qué se retiró. Lo correcto es marcarla como sustituida y dar de alta el equipo nuevo en otra fila, enlazado por su número de serie.
Dónde se rompe la hoja
El diseño anterior funciona mientras lo mantiene una sola persona. Los fallos aparecen cuando el fichero se comparte:
- Copias divergentes. El técnico se lleva una copia a la tableta, la oficina trabaja en otra y al final de la semana hay dos versiones de la misma fila.
- Filtros heredados. Alguien deja un filtro puesto y quien abre el fichero después cree que ve todos los equipos.
- Fórmulas pisadas. Una celda de «próxima anual» sobrescrita a mano deja de calcularse para siempre, sin aviso.
- Fechas como texto. Una fecha pegada desde un correo se guarda como texto y queda fuera de cualquier filtro por fecha.
- Historia perdida. La hoja guarda el estado actual del equipo, no la secuencia de revisiones. Para saber qué se hizo hace tres años hay que abrir las actas.
Ninguno de estos fallos es culpa de quien usa el fichero. Son límites de una herramienta pensada para calcular, no para registrar operaciones de varias personas a lo largo de años.
Lista de comprobación mensual del registro
Para copiar y pegar al principio del fichero o en un documento aparte:
- [ ] Ninguna fila representa más de un equipo.
- [ ] Todos los equipos activos tienen número de serie y ubicación.
- [ ] Ninguna celda de fecha derivada está escrita a mano.
- [ ] No hay fechas guardadas como texto.
- [ ] Los equipos retirados están marcados como baja o sustituido, no borrados.
- [ ] Cada equipo sustituido indica el número de serie del que lo reemplaza.
- [ ] La lista de próximos retimbrados del trimestre está revisada.
- [ ] La lista de equipos que llegan al fin de vida este año está revisada.
- [ ] No queda ningún filtro activo al cerrar el fichero.
- [ ] Solo existe una versión del fichero.
Cuándo compensa dejar la hoja
La referencia práctica es el número de personas que escriben en el registro. Con una sola, la hoja bien diseñada aguanta. Con técnicos que actualizan desde la calle y una oficina que factura a partir de lo mismo, los cinco fallos anteriores dejan de ser excepcionales.
Las columnas de este artículo son, casi una por una, los campos de la ficha de equipo de PlanerFire: tipo, agente, capacidad, eficacia, marca, modelo, número de serie, ubicación y fechas de fabricación, retimbrado y caducidad, con los estados activo, baja y sustituido. La diferencia es que allí las fechas derivadas no dependen de una fórmula que se pueda pisar.
Para las mantenedoras que quieran ver cómo se organiza un inventario por instalación con cientos de equipos, la página de software para empresas mantenedoras muestra un mes de trabajo de ejemplo. El blog de PlanerFire recoge el resto de guías sobre documentación obligatoria.