Lunes 14 de septiembre, ocho y cinco de la mañana. Es tu primer día en una empresa mantenedora. El compañero con el que vas a salir te da las llaves de la furgoneta y una instalación para empezar: un centro de formación con cuarenta extintores, dos plantas y un conserje que abre a las nueve. «Hoy haces tú la anual y yo miro», te dice.
Esta guía es para ese momento. No sustituye a la formación de tu empresa ni a la norma: te da el orden de trabajo para que la primera revisión anual salga completa y bien documentada.
Antes de empezar: qué es la revisión anual
El anexo II del Reglamento de instalaciones de protección contra incendios (RIPCI, RD 513/2017) reparte el mantenimiento en dos tablas. La tabla I recoge las operaciones trimestrales y semestrales, que puede hacer la mantenedora o el propio titular. La tabla II recoge las anuales y quinquenales, y esas solo las puede hacer una empresa mantenedora habilitada. La revisión anual del extintor es tuya, no del cliente. El reparto completo está en las tablas I y II del RIPCI.
Para los extintores, el RIPCI no enumera las comprobaciones: remite al «Programa Anual» de la norma UNE 23120. Qué es esa norma y qué exige a la empresa lo tienes en la UNE 23120 explicada. Tu empresa, que para mantener extintores tiene un sistema de calidad con los requisitos de esa norma, tendrá su procedimiento escrito. Síguelo al pie de la letra.
Una cosa que no es la anual: el retimbrado. La prueba de nivel C cada cinco años es otra operación, con su propia acta. Si un extintor de la lista tiene el retimbrado cerca, anótalo, pero no lo mezcles.
Antes de salir
La revisión empieza en la oficina o en el móvil, no en la puerta del cliente. Checklist antes de arrancar la furgoneta:
- La lista de equipos de la instalación, con su tipo, marca, modelo, número de serie y ubicación.
- El historial: fecha de la última revisión, deficiencias que quedaron abiertas y equipos sustituidos en la visita anterior.
- Qué vence pronto: retimbrados y caducidades del próximo año, para avisar al cliente.
- El acceso: a qué hora abren, quién te recibe y quién puede firmar el acta.
- El material: etiquetas, precintos, repuestos habituales y lo que tu empresa lleve siempre en la furgoneta.
Si la instalación es nueva para tu empresa, pregunta si hay inventario. Si no lo hay, la visita será más larga: tendrás que levantarlo tú.
Paso a paso en la instalación
Paso 1. Preséntate y confirma quién firmará
Antes de tocar un extintor, busca al responsable. Pregúntale su nombre y si será él quien firme al final. Si se va a ir a media mañana, que te diga quién le sustituye. Ahorra una llamada a la oficina a las dos de la tarde.
Paso 2. Recorre la instalación en orden
Planta por planta, zona por zona, en el mismo orden que la lista. No saltes de un extremo a otro según te vas encontrando equipos. Si la lista está ordenada por ubicación, tu recorrido debería parecerse al del técnico del año pasado.
Paso 3. Identifica cada equipo
El acta exige, por cada equipo, su tipo, marca, modelo e identificación unívoca (anexo II). En la práctica: número de serie y ubicación. Comprueba que el extintor que tienes delante es el de la lista. Tres casos que te vas a encontrar pronto:
- Un equipo que no está en la lista. Lo han puesto después. Dalo de alta con sus datos.
- Un equipo de la lista que no aparece. Búscalo; si no está, anótalo. No lo marques como revisado.
- Un equipo en otro sitio. Lo han movido. Actualiza la ubicación y comprueba si el sitio original se ha quedado sin protección.
Paso 4. Aplica el programa anual
Haz las comprobaciones del Programa Anual de la UNE 23120 tal como las recoge el procedimiento de tu empresa, en el orden que marque. Si tienes dudas sobre una operación, pregunta a tu compañero en ese momento. Una comprobación mal hecha no se arregla en la oficina.
Paso 5. Anota el resultado equipo a equipo
Cada equipo, una línea. Cada línea, un resultado: correcto, con deficiencia, sustituido o no aplica. No dejes líneas en blanco pensando en rellenarlas luego. Si el equipo está correcto, dilo. Si no se ha podido revisar, explica por qué.
Paso 6. Documenta las deficiencias
Una deficiencia sin explicación no sirve a nadie. Escribe qué has visto, dónde y qué hace falta, con palabras que entienda el cliente. Si puedes, haz una foto del equipo y otra del defecto. La mantenedora tiene que entregar al titular un informe con las deficiencias (art. 17.c), y ese informe sale de lo que tú escribas ahora.
Paso 7. Registra el material
Si cambias una pieza o sustituyes un extintor, anótalo en la línea del equipo. Si sustituyes, registra el equipo nuevo con sus datos y marca el viejo como sustituido. Lo que no se apunta no se factura, y lo que no se factura lo paga tu empresa.
Paso 8. Pon la etiqueta
El RIPCI obliga a colocar en cada extintor una etiqueta con el número de identificación, el nombre y la dirección de la mantenedora, la fecha de la operación y la de la próxima revisión (art. 17.g). Ponla al terminar cada equipo, no al final de la planta: así no te equivocas de extintor.
Paso 9. Repasa el acta con el cliente y recoge la firma
Antes de pedir la firma, enséñale al responsable el resultado: cuántos equipos, qué deficiencias y qué hace falta. Luego firma él, con su nombre escrito. Una firma sin nombre es un garabato que nadie sabrá atribuir dentro de dos años.
Después de la visita
Tu parte termina cuando el acta está cerrada, no cuando sales por la puerta.
- Cierra el acta. Revisa que no queden líneas sin resultado.
- Avisa a la oficina de las deficiencias que necesitan presupuesto y de los equipos que no encontraste.
- Comprueba la próxima fecha. Cada equipo revisado tiene una próxima revisión; si hay algo raro, dilo.
- Deja constancia de lo pendiente. Un repuesto que no llevabas, una planta cerrada, un extintor que no apareció.
La oficina emitirá el certificado de mantenimiento con las listas de comprobación (art. 17.e) y lo guardará al menos cinco años (art. 17.d). Todo sale de tu acta.
Si el cliente te pregunta
El cliente no conoce el reglamento, pero pregunta. Estas son las preguntas que vas a oír en tu primer mes, y lo que puedes contestar sin meterte en camisa de once varas:
- «¿Y cuándo volvéis?» Mira la próxima fecha del acta y díselo. La mantenedora tiene obligación de comunicar al titular las fechas de los mantenimientos (art. 17.f), así que la pregunta es bienvenida.
- «¿Esto lo podía haber hecho yo?» La trimestral, sí; la anual, no. Es la diferencia entre la tabla I y la tabla II.
- «¿Este extintor está caducado?» Si su fecha lo indica, dilo y anótalo. Si no estás seguro, no improvises: consúltalo con tu compañero o con la oficina antes de contestar.
- «¿Me lo podéis cambiar hoy?» Depende del material que lleves y de lo que diga tu empresa. Si no puedes, que quede como pendiente en el acta.
Los errores del primer mes
- Revisar deprisa las primeras plantas y despacio las últimas. Al revés también es un error.
- Marcar como revisado un equipo que no se encontró.
- Escribir «mal» como observación.
- Poner las etiquetas todas juntas al final.
- Pedir la firma sin enseñar el resultado.
Ninguno es grave la primera vez. Todos lo son la décima.
Con el acta en el móvil
En muchas mantenedoras el acta ya no es papel. En PlanerFire el técnico abre la revisión en el móvil con la lista de equipos de la instalación cargada, una línea por equipo, y va marcando el resultado; si marca una deficiencia, el acta le pide la observación. Al terminar, el cliente firma en la pantalla con su nombre y la oficina ve el acta en ese momento. El recorrido de un día entero, de la furgoneta a la última firma, lo contamos en un día con un técnico de PCI.
Checklist de bolsillo
- Lista de equipos e historial revisados antes de salir
- Responsable y firmante identificados
- Recorrido en orden, equipo a equipo
- Identificación unívoca comprobada en cada uno
- Programa anual aplicado según el procedimiento
- Resultado en todas las líneas
- Deficiencias con observación y foto
- Material y sustituciones anotados
- Etiqueta en cada extintor
- Acta firmada con nombre y cerrada
Quien forma técnicos en una mantenedora puede ver cómo queda ese recorrido con PlanerFire en la página para mantenedoras. Y si el técnico nuevo empieza con clientes recién llegados, antes de su primera visita interesa leer cómo se cuadran los contratos que empiezan a mitad de año.