¿De verdad es gratis?
Es la pregunta que hay detrás de una búsqueda muy concreta, «software para gestión de extintores gratis», que Google completa solo en cuanto empiezas a escribir. La hace sobre todo quien lleva la mantenedora con una hoja de cálculo, tiene pocos técnicos y no quiere pagar por algo que quizá no use. Es razonable. Pero lo que aparece en los resultados casi nunca es lo que promete la palabra. Siete cosas que conviene saber.
1. Lo que suele haber es una prueba, no un precio cero
Ripci.App (ripci.app) es un buen ejemplo, y no para mal: su página se posiciona con la palabra «gratis» y lo que ofrece, según su propia web, es una prueba de 30 días. El producto tiene cosas sensatas, como las revisiones trimestrales, anuales y de retimbrado ya precargadas o el recorrido de la lista de comprobación al acta firmada por el cliente. Pero al día 31 hay que pagar, y el precio no está publicado.
2. «Kit Digital» no significa gratis
La misma página menciona el Kit Digital. Una ayuda pública abarata la entrada, pero el programa no pasa a costar cero: lo paga otro durante un tiempo. Cuando la ayuda se acaba, la cuota sigue. Pregunta cuánto será entonces.
3. Los formularios genéricos hay que montarlos tú
Kizeo Forms (kizeo-forms.com) hace muy bien lo que promete: formularios en el móvil con firma y salida en PDF, con precio por usuario y publicado. El detalle es que no sabe nada de extintores. Las listas de comprobación del RIPCI las construyes tú, campo a campo, y la factura va por otro lado. Para una mantenedora con alguien que disfrute diseñando formularios, puede servir. Para el resto, el «gratis» se paga en tardes.
4. Una plantilla no avisa
Las plantillas de Excel y Word que circulan son útiles para empezar y no cuestan nada. Pero una plantilla no te dice que el mes que viene vencen veintidós instalaciones, ni que un extintor llega a su quinto año, ni que el titular espera tu aviso. Ya lo contamos al comparar Excel y plantillas con un programa de mantenimiento: el límite no es la hoja, es que la hoja no sabe qué fecha es hoy.
5. El archivo de cinco años también cuesta
El RIPCI obliga a la mantenedora a conservar la documentación al menos cinco años (art. 17.d). Eso incluye actas firmadas, certificados y listas de comprobación. Si tu herramienta gratuita guarda los PDF en el móvil del técnico o en una carpeta compartida sin orden, ese archivo te lo estás construyendo a mano, y con riesgo. El día que la comunidad autónoma o el cliente pidan un acta de hace tres años, lo sabrás.
6. El coste real se mide en horas de oficina
Un programa que no cuesta dinero pero obliga a pasar actas a limpio, cruzar fechas y teclear facturas no es barato: traslada la cuota a la nómina. Cuando hicimos las cuentas de cuánto cuesta un software de PCI, la licencia era solo una de siete partidas. Entre las demás estaban la implantación, la carga de datos y las horas de oficina que ya estás pagando.
7. Lo importante es qué pasa con tus datos
Antes de meter tu cartera de clientes en cualquier herramienta, gratis o de pago, haz estas preguntas:
- ¿Qué pasa con mis datos cuando termina la prueba?
- ¿Puedo sacarlos en un formato que otro programa entienda?
- ¿Cuánto cuesta después, y está escrito en algún sitio?
- ¿Hay permanencia?
- ¿Quién monta las listas de comprobación y quién las mantiene cuando cambie la norma?
Son las mismas preguntas que vale la pena hacerse cuando un programa cambia de dueño, como le ocurrió a Beta10 al pasar al grupo Asolvi en marzo; las repasamos en la comparativa de Beta10 con PlanerFire. Cambia el tamaño de la empresa y el motivo de la duda; no cambia lo que está en juego, que es tu histórico.
Una alternativa a «gratis»: saber lo que pagas
No hay nada malo en empezar con una plantilla. Lo que compensa es saber cuándo dejarla y a qué pasarte; lo que debería hacer un programa para empresas mantenedoras de PCI está resumido en su página. PlanerFire publica sus tarifas en la web y no tiene permanencia: si no te sirve, lo dejas el mes siguiente. Puedes mirar los planes en la página de tarifas y, si quieres verlo con tus propios extintores antes de decidir nada, reservar una demo y traer tu propia hoja de cálculo para compararla.