Para el técnico, sustituir un extintor es descolgar uno y colgar otro. Para el registro, es algo más delicado: cerrar la historia de un equipo y abrir la de otro en el mismo sitio, dejando constancia de que uno sucede al otro. Si esa relación no queda escrita, el punto de la instalación pierde su pasado y el equipo retirado desaparece como si nunca hubiera existido.
Esta guía recorre la operación en el orden en que debería hacerse, desde que se decide sustituir hasta lo que verá quien revise el historial años después.
Cuándo se sustituye un extintor
Antes de los pasos, conviene tener claros los tres motivos habituales, porque cada uno deja un rastro distinto:
- Fin de la vida útil. Según el RD 809/2021 (anexo III, nota 1.ª), los extintores «tendrán una vida útil de veinte años a partir de la fecha de fabricación». La cifra no está en el RIPCI, sino en ese real decreto; lo explicamos en vida útil de un extintor: de dónde salen los 20 años.
- Prueba no superada. Cada cinco años el extintor pasa la prueba de nivel C, el retimbrado, hecha por una mantenedora habilitada. Si no la supera, sale de servicio.
- Daño o deterioro. Golpes, corrosión o cualquier defecto que el técnico considere que impide dejarlo en servicio.
Anota siempre cuál de los tres es. Dentro de cinco años, «sustituido» a secas no explica nada.
Antes de ir: lo que debes preparar
- [ ] Localiza en el inventario el equipo que se va a retirar: tipo, agente, capacidad, marca, modelo, número de serie y ubicación exacta (zona, planta y número).
- [ ] Comprueba sus fechas de fabricación y de último retimbrado. Si el motivo es el fin de vida, confirma que la fecha de fabricación está bien registrada.
- [ ] Lleva un equipo de reemplazo equivalente al que se retira. Si no lo es, el cambio lo decide el titular con su técnico competente, no la mantenedora sobre la marcha.
- [ ] Ten a mano los datos del nuevo: número de serie, fecha de fabricación y, si procede, fecha de timbrado.
Paso a paso durante la visita
1. Registra el resultado en la línea del acta
En la línea del equipo que se retira, el resultado es «sustituido», acompañado de la observación con el motivo. No lo marques como deficiencia y lo arregles aparte: una deficiencia se queda abierta, una sustitución se resuelve en la visita.
2. Da de baja el equipo viejo sin borrarlo
El error más frecuente es sobrescribir la ficha del viejo con los datos del nuevo. Así se ahorra un minuto y se pierde toda la historia del equipo retirado: sus revisiones, su retimbrado y la razón por la que salió. El viejo debe quedar en el inventario con estado «sustituido» y todas sus revisiones anteriores intactas.
3. Da de alta el nuevo en la misma ubicación
La ficha nueva hereda la ubicación del anterior, pero nada más. Marca, modelo, número de serie, fecha de fabricación, de instalación y de timbrado son las del equipo nuevo. Con esas fechas vuelven a empezar los dos relojes de cada extintor, el del retimbrado y el del fin de vida, que se tratan en retimbrado y caducidad de extintores: cómo no perder la cuenta.
4. Enlaza el nuevo con el viejo
Este es el paso que convierte dos fichas sueltas en una historia. El nuevo debe saber a quién sustituye, y el viejo, por quién fue sustituido y en qué fecha. Sin ese enlace, un auditor ve un extintor nuevo que aparece de la nada y otro que se esfuma.
5. Pon la etiqueta
El artículo 17.g del RIPCI obliga a la mantenedora a colocar en cada extintor una etiqueta con su número de identificación, el nombre y la dirección de la mantenedora, la fecha de la operación y la de la próxima revisión. El equipo nuevo sale de la visita etiquetado, como cualquier otro.
6. Actualiza el registro de extintores
El mismo artículo 17.g exige llevar un registro de extintores. La sustitución tiene que verse en él: salida de uno, entrada del otro, misma ubicación, misma fecha.
7. Explícaselo al titular en el acta
El titular firma un acta en la que aparece un equipo sustituido y por qué. Si el motivo es el fin de vida, díselo con esas palabras: evitará la pregunta de por qué se le cobra un extintor que «funcionaba».
Después de la visita
- [ ] Revisa en la oficina que la ficha vieja sigue existiendo y que la nueva tiene todas sus fechas.
- [ ] Comprueba que la próxima revisión del nuevo se ha programado.
- [ ] Factura el equipo y la operación. Una sustitución que no llega a la factura es trabajo regalado.
- [ ] Archiva el acta con el resto de la documentación de la instalación. El RIPCI (art. 17.d) obliga a conservarla al menos cinco años.
Lo que verá el auditor
Cuando alguien pida el historial de esa instalación (una aseguradora, un organismo de control o un nuevo responsable de mantenimiento), lo que tiene que encontrar es una cadena sin saltos: el equipo que estaba, sus revisiones, el día en que se sustituyó y por qué, y el que ocupa su lugar desde entonces. El conjunto de lo que suele pedirse y cómo prepararlo está en el historial de protección contra incendios que piden las auditorías.
Tres errores que interesa evitar
- Reutilizar la ficha. Cambiar número de serie y fechas sobre la ficha del viejo. Se pierde el historial del retirado.
- Borrar el equipo retirado. Parece limpieza. Es destruir documentación que hay que conservar.
- No anotar el motivo. Fin de vida, prueba no superada o daño: sin motivo, la sustitución no se puede justificar después.
Cómo lo hace un programa
Hecho a mano en una hoja de cálculo, el enlace entre el equipo viejo y el nuevo depende de que alguien se acuerde de escribirlo en una columna de observaciones. En PlanerFire, el técnico marca la línea del acta como «sustituido», el equipo retirado pasa a estado «sustituido» sin perder sus revisiones y queda la trazabilidad de qué equipo lo reemplazó y cuándo. El control de retimbrados, caducidades y sustituciones forma parte del plan Profesional.
Si trabajas como empresa mantenedora de extintores y quieres ver una sustitución completa con un equipo de tu cartera, pídenos una demo. En las tarifas tienes lo que incluye cada plan, sin letra pequeña ni permanencia.