Me llamó a las diez y cuarto. Era su tercer día en la empresa y el primero que iba solo a una nave.
«Oye, la BIE 14. No la encuentro».
Yo estaba en una comunidad de vecinos al otro lado de la ciudad, subido a una escalera con un extintor en la mano. Le pregunté dónde estaba. «En la nave de logística, la grande. La hoja dice BIE 14, zona B. Llevo veinte minutos dando vueltas».
La zona B de esa nave son cuatro pasillos de estanterías de ocho metros, dos muelles de carga y una entreplanta de oficinas. Y la hoja decía «zona B». Nada más.
Yo sabía dónde estaba la BIE 14 porque la había revisado seis años seguidos: al fondo del pasillo 3, pegada al pilar, detrás de un palé de film que siempre dejaban ahí. Pero eso no estaba escrito en ningún sitio. Estaba en mi cabeza.
Le dije que fuera al pasillo 3. La encontró. Y ese día aprendí que llevaba seis años haciendo mal una cosa muy sencilla.
El problema es de las naves grandes
En una comunidad de vecinos, un extintor se encuentra solo. Portal, rellano, cuarto de contadores. No hay mucho donde esconderse.
En una nave de logística o una planta industrial, no. Hay cientos de equipos repartidos en miles de metros, con estanterías que tapan la vista, zonas con acceso restringido, entreplantas, cámaras y muelles. El técnico que la conoce va directo. El que no la conoce, busca.
Y cuando se busca pasan dos cosas. La primera, que se pierde tiempo, que en una revisión anual de trescientos equipos se nota. La segunda es peor: que alguno no se encuentra. Y el que no se encuentra, en una tarde con prisa, acaba marcado como revisado o, en el mejor de los casos, como «no localizado» sin que nadie vuelva a por él.
Yo he visto actas con una línea que decía «correcto» de un equipo que llevaba dos años retirado. No lo firmé yo, conste. Pero podría haber sido.
Por qué no se apunta bien desde el principio
Cuando se monta una nave, el instalador sabe dónde va cada cosa porque tiene el plano del proyecto delante. El problema llega después.
Lo contamos en el inventario PCI empieza el día que montas los equipos: si el primer día no se registra bien qué se instaló y dónde, cinco años después alguien tiene que averiguarlo a mano. Pues con la ubicación pasa lo mismo, pero peor, porque la ubicación cambia.
Cambia porque la nave cambia. El cliente redistribuye las estanterías, abre un muelle nuevo, cierra una zona, convierte un almacén en taller. Y los extintores se mueven con él. A veces los mueve el propio cliente, a veces la empresa de la reforma, y casi nunca avisa nadie a la mantenedora.
Cómo lo hacemos ahora
Después de lo de la BIE 14 cambiamos la forma de identificar los equipos en las naves grandes. No es nada del otro mundo. Es orden.
Zona, planta y número
Cada equipo tiene tres datos de ubicación, siempre los tres:
- Zona: una parte de la nave que se reconoce a simple vista. Nave 1, muelles, pasillo 3, oficinas, sala de compresores. Mejor nombres que el cliente use que letras que solo entendemos nosotros.
- Planta: baja, entreplanta, primera. En una nave de una sola altura parece que sobra, hasta que el cliente monta una entreplanta.
- Número: el del equipo dentro de su tipo. BIE 14, extintor 37, pulsador 8.
Con los tres, «BIE 14, pasillo 3, planta baja» te lleva a un sitio. «BIE 14, zona B», no.
Y añadimos una observación cuando hace falta: «junto al pilar del fondo», «detrás de la puerta cortafuego». Parece de sentido común. No lo es tanto cuando lo lee alguien que no ha pisado nunca esa nave.
El mismo número en tres sitios
El número del equipo tiene que ser el mismo en el inventario, en el plano del cliente y en el propio equipo. Si en el plano la BIE es la 14, en la ficha es la 14 y en la pegatina de la BIE pone 14. Si no coinciden, no sirve de nada.
Esto a veces choca con la numeración que ya tenía el cliente o la instaladora. Mi consejo: adopta la del plano del cliente si la tiene y es coherente. Es la que va a usar su responsable de mantenimiento cuando te llame para decirte que una BIE gotea. Si cada uno llama a los equipos de una manera, la conversación dura el triple.
El número de serie, aparte
La ubicación no sustituye al número de serie. El anexo II del RIPCI pide que el acta identifique cada equipo de forma unívoca, y eso es número de serie y ubicación. Uno te dice qué equipo es; la otra, dónde está. Si un extintor se mueve de la zona A a la zona C, el número de serie es el mismo y la ubicación cambia. Si se sustituye, cambia el número de serie y la ubicación se queda.
Por eso llevarlos por separado es tan importante. Con los dos puedes saber que el extintor que hoy está en la zona C es el que hace tres años estaba en la A. Con uno solo, no.
Cuando la nave cambia
Aquí es donde se gana o se pierde todo. La primera vez que codificas una nave es fácil. Lo difícil es mantenerla al día.
Lo que hacemos:
Preguntamos antes de ir. Cuando llamamos para confirmar la visita, preguntamos si ha habido obras o cambios de distribución desde la última vez. Si la respuesta es sí, el técnico sabe que va a encontrar sorpresas y le damos más tiempo.
Actualizamos en la visita, no después. Si un equipo ha cambiado de sitio, el técnico lo corrige en ese momento: nueva zona, nueva observación. Si lo deja para la oficina, se olvida.
Nunca borramos un equipo retirado. Se da de baja, con su fecha. Si se sustituye por otro, queda escrito cuál lo reemplazó. Ese rastro es el que luego te piden en una auditoría, como contamos en el historial de PCI que piden las auditorías.
Fotografiamos lo que se mueve. Una foto del equipo en su nuevo sitio, con algo reconocible alrededor, vale más que tres líneas de observación. Cómo hacer esas fotos para que sirvan de algo lo explicamos en las incidencias con foto.
El técnico que no conoce la nave
Toda esta historia va de él. Del técnico nuevo, del que cubre unas vacaciones, del que va a esa nave una vez al año y no se acuerda.
Mientras la ubicación esté en la cabeza del veterano, la empresa depende de que el veterano esté disponible. Yo ese día lo estaba, subido a una escalera, pero con el móvil encima. Otro día no lo habría estado. Y la BIE 14 se habría quedado en el acta como no localizada, o peor.
Una prueba que hacemos ahora: cuando codificamos una nave nueva, mandamos a alguien que no la conoce con la lista y le pedimos que encuentre diez equipos al azar. Si tarda en alguno, la ubicación de ese equipo está mal escrita. Se corrige y listo. Es la mejor forma que conozco de saber si el inventario sirve para lo que tiene que servir.
Con un programa
Esto se puede hacer en una hoja de cálculo. Nosotros lo hicimos así una temporada. El problema es el de siempre: la hoja está en la oficina y el técnico está en la nave, y los cambios de ubicación llegan tarde o no llegan.
En PlanerFire, cada equipo de la instalación tiene su zona, su planta y su número, los mismos que figuran en el plano del cliente, además del número de serie y sus fechas. PlanerFire no dibuja el plano: guarda la ubicación de cada equipo para que coincida con él. El técnico ve esa ubicación en la línea del acta, y si el equipo se ha movido lo deja escrito como observación en esa misma línea. Si se sustituye, queda registrado con qué se reemplazó y cuándo.
No encuentra la BIE por ti. Pero te dice exactamente dónde tiene que estar, que es la mitad del trabajo.
Lo que me llevo
Seis años revisando una BIE detrás de un palé de film y pensando que lo tenía controlado. Lo que tenía controlado era mi memoria. La empresa no tenía nada.
Si tienes clientes industriales o de logística, haz la prueba de los diez equipos con tu nave más grande. Y si quieres ver cómo quedan zona, planta y número en la ficha de cada equipo, pide una demo con una instalación tuya; en la página de industria y logística está el circuito completo y en las tarifas lo que incluye cada plan, sin permanencia.