La revisión puede estar perfecta y el acta, no. El técnico ha hecho su trabajo, el extintor está bien, el cliente está contento. Y dentro de dos años alguien abre ese acta y no entiende nada.
El RIPCI fija en su anexo II lo mínimo que debe llevar un acta de mantenimiento: los datos de la propiedad, las fechas de la última inspección y del último mantenimiento, la mantenedora y su habilitación y, por cada equipo, su tipo, marca, modelo, identificación unívoca, operaciones y resultado. Casi todos los errores de esta lista son huecos en ese mínimo. Ninguno parece grave el día de la visita. Todos lo parecen el día en que alguien pide el acta para comprobar algo: el cliente, su aseguradora o la administración.
1. El equipo sin identificación unívoca
«Extintor, planta baja.» En una planta baja puede haber seis. La norma pide una identificación unívoca de cada equipo, y en la práctica eso es el número de serie y una ubicación concreta. Sin eso, el acta no dice qué extintor se revisó.
Cómo evitarlo: trabaja con el inventario de la instalación delante y una línea por equipo.
2. Falta la fecha de la última inspección
Es de los datos que más se quedan en blanco, porque nadie en la instalación la recuerda. Pero está en el contenido mínimo del anexo II, igual que la del último mantenimiento.
Cómo evitarlo: guárdala en la ficha de la instalación la primera vez que la consigas. A partir de ahí, se copia sola.
3. La deficiencia sin observación
Una casilla marcada con «deficiencia» y nada más. ¿Qué le pasa? ¿Dónde? ¿Qué hace falta? El informe de deficiencias que la mantenedora entrega al titular (art. 17.c) sale de esa línea, y si la línea está vacía, el informe también.
Cómo evitarlo: que no se pueda marcar una deficiencia sin escribir la observación.
4. La firma sin nombre
Un garabato al pie. Nadie sabe si es del encargado, del dueño o del chico que pasaba por allí. Quién puede firmar y por qué importa el nombre lo contamos en quién firma el acta de revisión cuando el titular no está.
Cómo evitarlo: junto a la firma, siempre el nombre escrito de quien firma.
5. El acta sin la habilitación de la mantenedora
El acta tiene que decir quién mantiene y con qué habilitación. Suele fallar en plantillas antiguas o en actas hechas deprisa en un formulario genérico.
Cómo evitarlo: que la habilitación vaya en la plantilla del acta, no en la memoria del técnico.
6. Equipos que ya no existen
El extintor que se retiró hace dos años sigue saliendo en la lista, y el técnico lo marca como correcto por inercia. Es el error más peligroso de esta lista, porque dice que algo se revisó cuando no estaba.
Cómo evitarlo: dar de baja o marcar como sustituido cada equipo que se retira, en el momento en que se retira.
7. El certificado sin las listas de comprobación
El certificado de mantenimiento tiene que llevar anexas las listas de comprobación (art. 17.e). Un certificado de una página que solo dice «instalación revisada» no cumple. Si quieres un formato de referencia, la UNE 23580 ofrece modelos de acta por sistema que el RIPCI admite.
Cómo evitarlo: emitir el certificado a partir del acta, no escribirlo aparte.
8. El archivo perdido
El acta existió, se firmó y se entregó. Y ahora no aparece. La mantenedora tiene que conservar la documentación al menos cinco años (art. 17.d), y las actas firmadas tienen que estar a disposición de la comunidad autónoma durante ese tiempo (art. 21).
Cómo evitarlo: un archivo por instalación, en PDF, que no dependa del móvil de un técnico ni de una carpeta compartida sin orden.
Lo que tienen en común
Ninguno de estos errores es de técnica. Son errores de papel. Y casi todos se evitan con el mismo gesto: que el acta no se pueda cerrar incompleta.
Así funciona el acta de revisión firmada en el móvil de PlanerFire: una línea por equipo del inventario, una deficiencia que pide su observación y un firmante que deja su nombre junto a la firma.
¿Te has reconocido en más de dos? La página para mantenedoras enseña cómo queda el acta con PlanerFire. Y si todavía dudas de que merezca la pena cuidarla tanto, lee por qué el acta de revisión es tu producto.