¿Vale la firma del encargado? ¿Y la del conserje, o la del presidente de la comunidad? Es la duda que más se repite al final de una revisión, cuando el técnico tiene el acta lista y el titular no aparece. Respuestas cortas, separando lo que dice la norma de lo que es costumbre.
Lo que dice la norma
¿Qué firmas exige la norma?
Dos. El RIPCI (RD 513/2017) pide que el certificado de mantenimiento, con sus listas de comprobación, vaya firmado por la empresa mantenedora y por la propiedad (art. 17.e y anexo II). Las actas de las revisiones, firmadas, quedan a disposición de la comunidad autónoma durante cinco años (art. 21). Lo que debe contener ese documento está en qué debe llevar el certificado de mantenimiento de extintores.
¿Tiene que firmar el titular en persona?
La norma habla de la propiedad. Quién la representa en el día a día no lo concreta, al menos en lo que hemos verificado. Esto es importante: lo que sigue es práctica del sector, no reglamento.
Lo que se hace en la práctica
¿Vale la firma del encargado de la tienda?
En la práctica, sí se acepta. El encargado actúa por cuenta del titular en el local. Para evitar discusiones, es mejor que el contrato de mantenimiento diga quién puede firmar en nombre del cliente.
¿Y el conserje o el presidente de la comunidad?
En una comunidad de propietarios, la propiedad es la comunidad. Suele firmar el presidente, el administrador o, por delegación, el conserje. Otra vez: mejor que el contrato o una comunicación del administrador lo deje escrito. Si el conserje cambia, actualiza ese dato: la firma de alguien que ya no trabaja allí es fácil de discutir.
¿Por qué importa tanto el nombre?
Porque un garabato no dice quién. Si dentro de tres años hay una inspección o una reclamación, hay que poder saber qué persona firmó y en calidad de qué. Nombre legible siempre; cargo, si se puede. Un «Juan, mantenimiento» no basta cuando en la nave trabajan tres Juanes.
¿Quién firma por la mantenedora?
El técnico que hace la revisión, en nombre de la empresa. Su nombre también debe constar.
¿Y si firma alguien que no sabe qué está firmando?
Explícaselo en una frase: que se ha revisado la instalación, qué resultado ha dado y si hay deficiencias. Una firma sin explicación es una firma que otro puede desautorizar después.
Cuando no firma nadie
¿Qué hago si no hay nadie para firmar?
Nunca firmar por el cliente ni dejar una firma «de oficio». Tres opciones razonables:
- Esperar o volver en el día a quien pueda firmar.
- Dejar el acta pendiente de firma y cerrarla en la siguiente visita o en la oficina del cliente.
- Anotar en el acta que no había nadie con capacidad para firmar, con fecha y hora.
En cualquier caso, la revisión hecha debe quedar documentada aunque falte la firma. Y el certificado, que necesita la firma de la propiedad, no debería emitirse hasta tenerla.
¿Puedo mandar el acta para que la firmen después?
Puedes, pero entonces controla que vuelva. Un acta enviada y nunca devuelta es, a efectos prácticos, un acta sin firmar. Apunta a quién se envió y cuándo.
¿Y si el cliente se niega a firmar porque no está de acuerdo?
Que lo diga por escrito. Si discrepa de una deficiencia, anota su objeción en el acta. Una firma con reservas vale más que un acta sin firma y sin explicación.
Papel, pantalla y formato
¿Firma en papel o en la pantalla?
Las dos sirven si dejan constancia de quién firma. La firma en la pantalla tiene una ventaja práctica: el nombre del firmante se escribe en el momento, el acta queda en PDF con la fecha y no hay papeles que se pierdan en la furgoneta.
¿Cambia algo si uso los formatos de la UNE 23580?
El formato ordena el contenido del acta; no cambia quién firma. Sobre esa norma, lee UNE 23580: el formato de las actas de mantenimiento de PCI.
En PlanerFire el cliente firma el acta en la pantalla del móvil y su nombre queda escrito junto a la firma; el recorrido completo, desde el inicio de la revisión hasta la firma, está en el acta de revisión firmada en el móvil, paso a paso. Si gestionas una cartera de extintores, la página para mantenedoras resume cómo encaja en tu día a día.