La UNE 23580 es una serie de normas técnicas españolas, numeradas de la parte 1 a la 13 y publicadas en sus ediciones de 2022 y 2023, que establecen formatos para las actas de mantenimiento de las instalaciones de protección contra incendios, con partes por sistema. La parte 9 corresponde a los extintores. El RIPCI (Real Decreto 513/2017) la cita en su anexo de normas y, en el anexo II, permite que las actas sigan sus formatos.
La pregunta práctica que se hace una mantenedora es si debe usarla. La respuesta corta es que el reglamento no la impone: fija un contenido mínimo y admite la UNE 23580 como forma de cumplirlo. La respuesta larga depende de tres criterios que se analizan más abajo.
Qué exige el RIPCI a cualquier acta
El artículo 21 del RIPCI establece que las revisiones se hacen según el anexo II y que las actas, firmadas, quedan a disposición de la comunidad autónoma durante cinco años. El anexo II concreta el contenido mínimo. Cualquier formato, sea el de la UNE 23580, uno propio o el que genere un programa, tiene que cubrirlo.
| Bloque | Dato mínimo | Nivel |
|---|---|---|
| Propiedad | Datos del titular de la instalación | Acta |
| Historial | Fecha de la última inspección y del último mantenimiento | Acta |
| Mantenedora | Empresa que hace el mantenimiento y su habilitación | Acta |
| Equipo | Tipo, marca y modelo | Cada equipo |
| Equipo | Identificación unívoca | Cada equipo |
| Equipo | Operaciones realizadas y resultado | Cada equipo |
El dato que más trabajo da es la identificación unívoca de cada equipo. En la práctica se resuelve con el número de serie y la ubicación, y es donde fallan los inventarios desactualizados: un extintor que se ha movido o sustituido deja de coincidir con su línea del acta.
Este contenido mínimo es la base del certificado que la mantenedora emite con sus listas de comprobación. Lo desarrollamos por separado en qué debe llevar el certificado de mantenimiento de extintores.
Dónde encaja la UNE 23580 frente a la UNE 23120
Las dos normas se confunden con frecuencia porque las dos aparecen en el mantenimiento de extintores, pero responden a preguntas distintas:
- La UNE 23120 dice qué se hace: el anexo II del RIPCI remite a su «Programa de Mantenimiento Trimestral» y a su «Programa Anual» para los extintores. Además, el artículo 15 exige a las mantenedoras de extintores un certificado de calidad con los requisitos añadidos de esa norma. La explicamos en la UNE 23120, la norma de mantenimiento de extintores.
- La UNE 23580 dice cómo se documenta: propone el formato del acta en la que queda escrito lo que se ha hecho.
Una mantenedora puede aplicar la UNE 23120 al pie de la letra y documentarlo en un formato propio. Lo que no puede es tener un acta que no recoja el contenido mínimo del anexo II.
Tres criterios para decidir
Adoptar el formato normalizado tiene ventajas, pero también un coste de adaptación. Estos son los criterios que conviene ponderar.
1. Quién va a leer el acta. El acta de revisión la lee el titular, pero también puede verla el organismo de control en la inspección periódica y la comunidad autónoma si la pide. Un formato que el lector reconoce se revisa antes y genera menos preguntas. Cuantos más clientes con inspecciones o auditorías tenga la mantenedora, más pesa este criterio.
2. Cuántos sistemas mantiene. Una empresa que solo revisa extintores trabaja con una parte de la serie. Una que mantiene extintores, BIE, detección, alumbrado y columnas secas tiene que manejar varias partes, cada una con su estructura. La homogeneidad entre sistemas es un argumento a favor; el volumen de formatos distintos, un argumento para apoyarse en una herramienta.
3. Cuánto cuesta adaptar lo que ya existe. Si la mantenedora tiene plantillas propias que cubren el anexo II y sus clientes no plantean problemas, el cambio aporta menos. Si las plantillas se han ido remendando y cada técnico rellena a su manera, la norma ofrece una estructura ya pensada.
El sector ya se mueve en esa dirección: algunos programas específicos, como Beta10, anuncian listas de comprobación según la UNE 23580. Es un indicio de que los clientes lo valoran, no una obligación.
Acta de revisión frente a acta de inspección
Hay una confusión de vocabulario que interesa cortar, porque aparece en conversaciones con clientes y hasta en ofertas comerciales.
| Acta de revisión | Acta de inspección | |
|---|---|---|
| Quién la hace | La empresa mantenedora | Un organismo de control |
| Para qué | Documentar el mantenimiento periódico | Comprobar la instalación en la inspección periódica |
| Base | Anexo II del RIPCI; formatos de la UNE 23580 | Artículo 22 del RIPCI; procedimiento UNE 192005-2 |
| Frecuencia | Según la periodicidad de cada equipo | Al menos cada diez años, salvo exenciones |
| Quién la firma | Mantenedora y propiedad | Organismo de control y titular |
La UNE 23580 es cosa de la mantenedora. El acta de inspección es del organismo de control y la mantenedora no la emite.
Qué hacer, en cuatro pasos
- Comprobar el contenido mínimo. Tomar un acta reciente de cada sistema y verificar, bloque a bloque, que recoge los datos de la primera tabla. Es el requisito que no admite discusión.
- Revisar la identificación de los equipos. Si hay líneas del acta que no permiten localizar un equipo sin preguntar, el problema está en el inventario, no en el formato.
- Decidir con los tres criterios. Lectores, número de sistemas y coste de adaptación.
- Si se adopta la norma, empezar por un sistema. Normalmente los extintores, con su parte 9, y extender después al resto.
El acta equipo a equipo
Cualquiera que sea el formato elegido, el trabajo de fondo es el mismo: una línea por equipo con sus datos y su resultado. PlanerFire registra el acta así, con el tipo, la marca, el modelo y la identificación de cada equipo, su resultado (correcto, deficiencia con observación, sustituido o no aplica) y la firma del cliente. Cubre el núcleo que pide el anexo II; la adecuación a cada parte concreta de la UNE 23580 es algo que la mantenedora debe contrastar con la propia norma.
Con carteras de varios sistemas, la página de software para mantenedoras de PCI enseña cómo se organiza el inventario por instalación. Y si quieres ver cómo se rellena ese acta en la instalación, está contado en el acta de revisión firmada en el móvil, paso a paso.