Una revisión no vence de golpe. Vence un lunes en que nadie miró la lista.
El RIPCI obliga a la mantenedora a hacer el mantenimiento en plazo y a comunicar al titular las fechas que le tocan (artículo 17, letras a y f). Ninguna de las dos cosas se cumple con buena voluntad: se cumplen con una costumbre. Esta es la nuestra. Siete comprobaciones, cada lunes, a primera hora. Si los datos están al día, caben en siete minutos.
1. Lo que ya está vencido
Primero lo incómodo. Abre la lista de equipos con la revisión vencida y míralos uno por uno. Lo normal es que esté vacía o casi. Si no lo está, cada equipo de esa lista necesita una fecha esta semana, no la que viene. Un vencido que sobrevive dos lunes seguidos ya no es un despiste: es una costumbre mala.
2. Lo que vence en los próximos 30 días
Después, lo que viene. Treinta días es el margen para avisar al cliente, encajar la visita y que no se convierta en el punto 1 dentro de un mes. Planificarlo todo el lunes sobra. Basta con saber cuánto es y dónde está.
3. Lo que quedó pendiente de material
La revisión que se cerró con resultado «pendiente de material» es la más fácil de olvidar: el técnico hizo su parte, el cliente firmó, y el extintor de sustitución o el recambio de la BIE se quedó en un correo al proveedor. Pregunta si ha llegado. Si ha llegado, ponle fecha de vuelta. Si no, llama al cliente y dile que sigue pendiente y por qué: un equipo a medio resolver del que nadie informa es el que acaba saliendo en una inspección.
4. Técnico y zona para cada cosa
Con los puntos 1, 2 y 3 delante, reparte. Cada revisión con su técnico y su zona. Lo que está cerca se junta: dos comunidades en la misma calle no se revisan en dos días distintos. Cómo agrupar lo que vence por barrio, sin salirse del plazo, lo contamos en las rutas por zona.
5. El aviso al cliente
Lo que se va a visitar en los próximos días necesita aviso. Una llamada o un mensaje con la fecha, la franja y lo que se va a hacer. Ahorra persianas bajadas y viajes en balde, y es una obligación, no una cortesía. Qué decir y con cuánto margen está en avisar al cliente antes de que venza su revisión.
6. Las actas que siguen abiertas
Revisiones que el técnico finalizó pero que la oficina todavía no ha cerrado. Mientras siguen abiertas, no hay certificado, y muchas veces tampoco factura. Si tienes más de un puñado, esa es la tarea del lunes por la tarde.
7. Los certificados del mes
Por último, cuántos certificados de mantenimiento se han emitido este mes y cuántos faltan por emitir. Es la cifra que te va a pedir el administrador de fincas o el cliente industrial en cuanto la necesite, y siempre la necesita con prisa.
Lo que hace falta para que sean siete minutos
La rutina solo es corta si los datos ya están ahí. Si para saber lo que vence hay que filtrar a mano una hoja de cálculo, el lunes dura una mañana. Esa es la razón de fondo de montar el calendario equipo a equipo, como explicamos en el calendario de revisiones del RIPCI sin hojas de cálculo.
En PlanerFire, el inventario tiene un filtro de equipos vencidos y la cabecera de revisiones resume, en una sola vista, las revisiones de hoy, las pendientes, los equipos vencidos y los certificados del mes. Los puntos 1 y 7 se leen ahí directamente, y el estado de cada revisión (pendiente, en curso, finalizada, cerrada) y su resultado global, con el «pendiente de material» incluido, responden al 3 y al 6 sin abrir ninguna hoja.
Y si un lunes no da tiempo
Pasa. Hay lunes con un técnico de baja y el teléfono sonando. Ese día, haz solo el punto 1. Es el único que no admite esperar.
Esa cabecera se entiende mejor con tu cartera delante: pide una demo de PlanerFire y trae la lista de lo que vence este mes. Los planes, todos sin permanencia, están en las tarifas, y lo que hace el producto en una mantenedora de extintores, en la página para mantenedoras.