Una instaladora de protección contra incendios que no mantiene lo que instala trabaja para el calendario de otra empresa. Cada obra terminada genera revisiones durante años, y si la instaladora no las hace, las hará la mantenedora que el titular contrate al día siguiente de la entrega.
Pasar de la obra al mantenimiento cambia el modelo de negocio: de ingresos que llegan a golpes a ingresos que se repiten. También cambia la herramienta que se necesita. Este análisis ordena los requisitos previos, los criterios para elegir el software y las preguntas que vale la pena llevar a la demo.
Requisito previo: estar habilitada para mantener
Antes de la herramienta está la habilitación. Para mantener equipos y sistemas de protección contra incendios, el RIPCI exige a la empresa:
- Declaración responsable ante la comunidad autónoma antes de empezar, indicando los equipos y sistemas para los que se habilita la empresa (art. 16).
- Seguro de responsabilidad civil de al menos 800.000 euros por siniestro (art. 15).
- Certificado de gestión de calidad, con requisitos añadidos de la UNE 23120 si se van a mantener extintores (art. 15).
El detalle de cada requisito y dónde queda registrado está en los requisitos para ser empresa mantenedora de PCI. Ningún programa sustituye este paso.
Por qué la instaladora parte con ventaja
La instaladora llega al mantenimiento con algo que la mantenedora externa no tiene: conoce la instalación desde dentro. Sabe qué equipos hay, dónde están, qué modelos se montaron y cuándo se pusieron en servicio. Y llega en el momento justo, porque el artículo 20.1.b del RIPCI exige un contrato de mantenimiento con una empresa habilitada para poner en servicio la instalación. Las preguntas habituales sobre ese contrato están en el contrato de mantenimiento de PCI es obligatorio.
La ventaja solo se aprovecha si el traspaso de la obra al mantenimiento está ordenado. El procedimiento completo, paso a paso, se explica en de la instalación al contrato de mantenimiento.
Criterios para elegir la herramienta
Una herramienta pensada solo para obras (presupuestos, certificaciones, compras) no está preparada para una cartera de mantenimiento. Los criterios cambian:
| Criterio | Por qué pesa en una instaladora | Qué comprobar |
|---|---|---|
| Inventario desde la entrega | La obra genera el inventario; si no se registra ese día, se pierde | Que cada equipo guarde tipo, marca, modelo, número de serie, ubicación y fecha de puesta en servicio |
| Calendario por sistema | Detección, BIE, extintores y alumbrado tienen periodicidades distintas | Que la periodicidad se configure por tipo de equipo y la próxima revisión se recalcule al cerrar cada acta |
| Actas y certificados | Son la prueba del mantenimiento ante el titular y la administración | Que el acta tenga una línea por equipo y el certificado salga del acta finalizada |
| Contratos y renovaciones | La cartera se convierte en el activo de la empresa | Que cada contrato lleve sus instalaciones y su fecha de renovación |
| Facturación y VeriFactu | Hay que facturar obras y cuotas con el mismo sistema | Que la factura salga de la revisión y esté preparada para VeriFactu |
| Precio y permanencia | Los primeros contratos serán pocos | Precio publicado, sin permanencia y con un plan de entrada |
| Crecimiento | Con la cartera llegan técnicos en ruta | Que rutas y app móvil se puedan añadir sin cambiar de programa |
Sobre la facturación, hay un calendario que no depende de la empresa: VeriFactu será obligatorio desde el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para el resto (RD 1007/2023, con los plazos del RDL 15/2025).
El criterio que más se infravalora al principio es el de los contratos. Los primeros años serán pocos, pero valen más de lo que facturan porque se repiten, y una herramienta que no los controla deja escapar renovaciones sin que nadie lo note. Cómo se mide ese valor se analiza en cuánto vale tu cartera de contratos de mantenimiento PCI.
Un error frecuente es estirar la herramienta de obra hasta que parezca de mantenimiento: una hoja de revisiones pegada al programa de presupuestos, un calendario en el correo y los certificados en una carpeta compartida. Funciona con cinco contratos. Con cincuenta, la próxima revisión de cada equipo deja de estar en ningún sitio fiable.
Preguntas para la demo
Las demos se preparan con casos propios. Para una instaladora, estas son las preguntas que separan una herramienta de obra de una de mantenimiento:
- ¿Puedo dar de alta una instalación recién entregada con todos sus sistemas en una tarde?
- Si en la obra monté detección, BIE y extintores, ¿se programan sus revisiones cada una con su periodicidad?
- ¿Qué pasa con la fecha de la próxima revisión cuando cierro un acta?
- ¿Cómo convierto la instalación entregada en un contrato de mantenimiento con su renovación?
- ¿El certificado de mantenimiento sale del acta o hay que hacerlo aparte?
- ¿Cómo se registra un equipo sustituido sin perder el anterior?
- ¿Puedo empezar con un plan pequeño y subir cuando tenga técnicos en ruta, sin migrar datos?
- ¿Qué no hace el programa?
La última pregunta es la más reveladora. Una respuesta clara indica un proveedor que conoce sus límites.
Qué plan según el punto de partida
| Situación de la instaladora | Plan de PlanerFire que encaja |
|---|---|
| Quiere dejar de llevar lo instalado en hojas de cálculo y controlar vencimientos | Lite, 99 €/mes |
| Empieza a mantener con contratos propios y necesita actas y certificados | Standard, 198 €/mes |
| Ya tiene técnicos en ruta que revisan con el móvil | Profesional, 399 €/mes |
Lo que PlanerFire no hace también cuenta en esta decisión: no diseña ni calcula sistemas, no genera proyectos técnicos y no habilita a la empresa. Su terreno es lo que viene después de la entrega. La página para instaladoras de sistemas PCI recorre ese flujo con un ejemplo de nave.
Recomendación
Para la mayoría de las instaladoras que dan el paso, el punto de entrada razonable es el plan Standard, 198 €/mes sin permanencia: inventario, calendario con avisos, actas y certificados en PDF, contratos con renovaciones y factura desde la revisión con PlanerGes. Si quieres comprobarlo con una obra tuya ya entregada, en una demo la damos de alta juntos y vemos cómo arranca su primer año de revisiones.