¿Y si hago las actas con un formulario? Es la pregunta que se hacen muchas mantenedoras pequeñas el día que deciden dejar el papel. Existen herramientas de formularios móviles que permiten diseñar una hoja de revisión, rellenarla en el teléfono, recoger la firma del cliente y enviar un PDF. Kizeo Forms es una de las más conocidas y aparece a menudo en esa búsqueda.
La pregunta de fondo no es si Kizeo Forms funciona, que funciona, sino si un formulario cubre lo que el RIPCI pide a una mantenedora o solo una parte. Esta comparativa lo analiza con los mismos criterios que usamos para el resto de alternativas.
Ficha: Kizeo Forms
Kizeo Forms (kizeo-forms.com) es un producto francés de formularios móviles. Su propuesta es general: sirve para cualquier empresa que necesite recoger datos en campo, desde una inspección de obra hasta una entrega de material.
Lo que hace bien:
- Formularios a medida. La empresa diseña sus propios campos, casillas y listas. Si mañana cambia la hoja de revisión, cambia el formulario.
- Firma y PDF. El técnico recoge la firma en la pantalla y el formulario genera un documento en PDF al terminar.
- Precio público. Publica sus tarifas en la web, con planes por usuario y mes (SMART y BUSINESS) y un descuento si se paga el año por adelantado.
Lo que implica para una mantenedora de PCI:
- Las listas del RIPCI hay que construirlas a mano. El programa no trae precargadas las operaciones de la revisión trimestral o anual ni los formatos de la UNE 23580.
- No factura. La factura se hace en otro programa.
- El formulario no conoce el equipo. Cada formulario es un documento de una visita; saber cuándo le toca al extintor 7 de una comunidad la próxima revisión no forma parte de su planteamiento.
Ficha: un software de PCI (PlanerFire)
Un software vertical parte del equipo, no del documento. En PlanerFire cada instalación del cliente tiene su inventario de equipos PCI (extintores, BIE, detectores, alumbrado de emergencia, columnas secas) con tipo, agente, marca, modelo, número de serie, ubicación y fechas de fabricación, retimbrado y caducidad. Cada tipo de equipo lleva la periodicidad que configura la empresa.
El acta de revisión se genera desde ese inventario: una línea por equipo con su resultado (correcto, deficiencia con observación, sustituido o no aplica), el material empleado y las fotos. Al cerrar el acta, la próxima revisión de cada equipo se recalcula. Del acta finalizada sale el certificado de mantenimiento, y la factura se emite con PlanerGes, el ERP de la misma suite, preparada para VeriFactu.
Precio: por plan y no por usuario. Lite 99 €/mes, Standard 198 €/mes y Profesional 399 €/mes, sin permanencia.
Tabla de criterios
| Criterio | Kizeo Forms | PlanerFire |
|---|---|---|
| A quién va dirigido | Cualquier empresa con trabajo de campo | Mantenedoras e instaladoras de PCI |
| App móvil y firma | Formularios con firma y PDF | App móvil con firma del cliente y fotos (plan Profesional) |
| Listas del RIPCI | Se construyen a mano | Una línea por equipo del inventario, con su resultado |
| Calendario por equipo | No es su planteamiento | Próxima revisión recalculada al cerrar el acta y avisos de vencimiento |
| Certificado y etiquetas | El PDF que se diseñe | Certificado de mantenimiento, retimbrado o instalación y etiquetas en PDF |
| Contratos | No es su planteamiento | Contratos de mantenimiento y renovaciones (desde Standard) |
| Facturación y VeriFactu | No factura | Factura desde la revisión con PlanerGes, preparada para VeriFactu |
| Precio y modelo | Por usuario y mes, publicado | Por plan, publicado, sin permanencia |
El acta que pide el RIPCI
El anexo II del RIPCI fija qué debe contener un acta: los datos de la propiedad y de la mantenedora, las fechas de la última inspección y del último mantenimiento y, por cada equipo, su tipo, marca, modelo, identificación unívoca, las operaciones hechas y el resultado. Lo explicamos al hablar de la UNE 23580 y el formato de las actas.
Con un formulario genérico, ese contenido se puede reproducir, pero alguien tiene que mantenerlo vivo. Si una comunidad tiene once extintores, el formulario de esa comunidad necesita once filas con sus números de serie; si se sustituye uno, alguien cambia la fila. El formulario guarda lo que se escribió en la visita, no el estado de cada equipo entre visitas.
A eso se suma lo que queda fuera del formulario: el calendario, que suele seguir en una hoja de cálculo, y la factura, que se hace en otro programa. Es la misma situación que describimos en Excel o programa de mantenimiento de extintores: la herramienta resuelve bien una parte y deja las uniones en manos de la oficina.
El recorrido completo de una revisión en un software de PCI, desde que el técnico abre la instalación hasta que el cliente firma, está en el acta de revisión firmada en el móvil, paso a paso. Conviene leerlo con el formulario propio al lado.
El coste que no aparece en la tarifa
Comparar la cuota mensual de las dos opciones da una imagen incompleta. En un formulario genérico hay tres costes que no figuran en ninguna tarifa:
- Las horas de diseño. Montar y mantener las hojas de cada tipo de revisión y de cada sistema.
- El mantenimiento de las listas de equipos. Cada alta, baja o sustitución se refleja a mano.
- Las uniones. Pasar las fechas al calendario y los datos a la factura.
El modelo de precio también cuenta. Una tarifa por usuario crece con cada técnico que se incorpora; una tarifa por plan, con los usuarios que incluye cada uno en la página de tarifas, permite saber de antemano lo que se paga.
Veredicto por perfil
Mantenedora muy pequeña que solo quiere dejar el papel en la visita y ya lleva el calendario y la factura sin problemas en otro sitio. Kizeo Forms puede bastar durante un tiempo.
Empresa que ya usa Kizeo Forms para otros trabajos, como prevención u obras, y hace PCI de forma ocasional. Tiene sentido aprovechar lo que ya conoce.
Mantenedora con cartera propia de contratos, que vive del calendario y necesita que cada acta alimente la siguiente revisión y la factura. Un software de PCI encaja mejor. El plan Standard cubre inventario, calendario con avisos, actas y certificados en PDF, contratos con renovaciones y factura con PlanerGes.
Mantenedora con técnicos en ruta que quiere la firma y las fotos en el móvil. El plan Profesional añade rutas, app móvil con firma y fotos, y el control de retimbrados, caducidades y sustituciones.
Para el tercer perfil, en las tarifas de PlanerFire está el plan Standard, 198 €/mes sin permanencia, con actas, certificados y contratos. Trae a la demo el formulario que usas hoy y compáralo con el acta que sale de un inventario; el circuito entero para mantenedoras está resumido en la página de mantenedoras.