El histórico no se pierde al cambiar de programa. Se pierde cuando se cambia sin plan. Muchas mantenedoras que llevan años pensando en dejar la hoja de cálculo o el programa antiguo no lo hacen por una razón que rara vez se dice en voz alta: el miedo a que cinco años de actas, certificados y fechas se queden por el camino. Y no es un miedo tonto, porque la letra d del artículo 17 del RIPCI (RD 513/2017) obliga a la mantenedora a conservar esa documentación al menos cinco años.
Esta guía ordena la migración en pasos. No depende de ningún programa concreto y sirve igual si vienes de Excel, de Word y carpetas o de un programa instalado que ya no quieres mantener.
Antes de empezar: dos tipos de datos
Lo primero es separar lo que tienes en dos montones, porque cada uno se trata de forma distinta.
Los datos vivos. Son los que el programa nuevo necesita para trabajar desde el primer día: clientes, instalaciones, equipos con sus fechas y lo que vence. Si faltan o están mal, el calendario sale mal. Estos datos se migran, y se migran limpios.
El histórico documental. Son las actas firmadas y los certificados de años anteriores. Hay que conservarlos y poder encontrarlos, pero no hace falta volver a teclearlos. Un acta de 2023 ya está firmada; lo que importa es que aparezca cuando alguien la pida.
Casi todos los proyectos de migración que se atascan lo hacen por mezclar los dos montones e intentar meter cinco años de actas en el programa nuevo como si fueran revisiones recientes.
Paso 1. Localiza cada dato: hojas, carpetas y cajones
El primer día no se migra nada: se hace el mapa. Inventario, contratos, actas y fechas de retimbrado suelen estar repartidos en más sitios de los que parece:
- [ ] La hoja de cálculo de equipos, o las varias hojas, si hay una por técnico o por año.
- [ ] Las plantillas de Word de actas y certificados.
- [ ] La carpeta de certificados emitidos, en el servidor o en el correo.
- [ ] El programa de facturación, con los datos fiscales de cada cliente.
- [ ] Las fotos en los móviles de los técnicos.
- [ ] Las actas en papel que todavía no se han escaneado.
Al lado de cada fuente, escribe quién la mantiene y si está al día. La fuente que nadie mantiene no se migra: se revisa primero.
Paso 2. Deja la hoja en condiciones antes de moverla
Migrar una hoja desordenada solo traslada el desorden a un sitio más caro. La limpieza es el paso que más tiempo lleva y el que más ahorra después. Los criterios son los de las columnas que no pueden faltar en un registro de extintores:
- Una fila por equipo. Nada de «Comunidad Mayor 14, 6 extintores». Si hoy hay filas así, se desdoblan.
- Número de serie y ubicación en cada fila. Es la identificación unívoca que el anexo II del RIPCI pide en el acta. Donde falte, se marca para completarlo en la próxima visita.
- Fechas como fechas. Fabricación, último timbrado, última revisión anual. Una fecha guardada como texto no se importa bien en ningún sitio.
- Valores cerrados. Tipo, agente y estado escritos siempre igual. «Polvo ABC» y «polvo abc» son dos cosas para cualquier programa.
- Los sustituidos, marcados, no borrados. El extintor retirado sigue siendo parte de la historia de la instalación.
Antes de pasar al paso 3: ordena la hoja por instalación y comprueba que el número de equipos de cada una coincide con la última acta firmada. Si no coincide, es mejor saberlo ahora.
Paso 3. Migra en este orden: clientes, instalaciones, equipos
Los datos de PCI tienen una jerarquía y hay que respetarla. Un equipo cuelga de una instalación y una instalación cuelga de un cliente. Si se cargan al revés, acaban equipos sueltos que nadie sabe a quién pertenecen.
- Clientes, con sus datos fiscales. Aquí conviene cruzar la hoja de equipos con el programa de facturación: el nombre que usa el técnico («el bar de la esquina») rara vez coincide con la razón social que va en la factura.
- Instalaciones, con su dirección de servicio. Un cliente con tres locales tiene tres instalaciones, cada una con su calendario.
- Equipos, con todas sus fechas. La fecha de fabricación es la que manda para la vida útil, porque los veinte años del RD 809/2021 se cuentan desde ella. La del último timbrado manda para el retimbrado. La de la última revisión anual manda para el calendario.
Después de cargar cada bloque: cuenta. Cuántos clientes había en la hoja y cuántos hay en el programa. Lo mismo con instalaciones y equipos. Tres números que cuadran valen más que una tarde de repaso visual.
Paso 4. Decide qué haces con los cinco años de histórico
Aquí está el miedo, así que es mejor decidirlo por escrito y pronto. Hay tres opciones razonables:
- Archivo aparte, bien ordenado. Las actas y certificados antiguos se quedan en PDF, organizados en carpetas con el mismo nombre de cliente e instalación que usa el programa nuevo. Cualquiera los encuentra en un minuto. Es la opción más barata y, para la mayoría, suficiente.
- Punto de partida en el programa. De cada equipo se carga solo la última revisión y las fechas clave. El programa sabe cuándo toca lo siguiente; lo anterior vive en el archivo.
- Histórico completo reproducido. Cada revisión antigua cargada como registro. Tiene sentido si un cliente industrial o una auditoría te piden a menudo series largas por equipo, y solo si alguien, tú o el proveedor, puede hacer esa carga sin inventar datos.
Lo que hay que evitar es borrar ni apagar lo antiguo. La hoja de cálculo original se congela, se guarda como archivo del periodo anterior y no se vuelve a tocar. El programa viejo, si lo hay, se mantiene en consulta hasta que se cumplan los cinco años del último documento que generó.
Paso 5. Migra por fases, no de golpe
Cambiarlo todo un lunes de febrero, con la campaña en marcha, es la forma más segura de que salga mal. Mejor en tres fases:
- Piloto. Una zona o un técnico durante un mes. Se cargan sus instalaciones, se trabaja con el programa nuevo y se anotan las dudas. El resto sigue como estaba.
- Resto de la cartera. Con lo aprendido en el piloto, se carga todo lo demás. Es el momento de corregir la plantilla de carga, no de improvisar.
- Corte. Se fija una fecha a partir de la cual todo lo nuevo se hace solo en el programa. La hoja pasa a ser archivo ese mismo día.
Antes del corte: elige un mes tranquilo del calendario de tu cartera. Si tus revisiones anuales se concentran en primavera, el otoño es buen momento. Y avisa a los técnicos con tiempo: que no quieran aprender algo nuevo es otro de los frenos habituales, y se desactiva mejor con un piloto que con una circular.
Paso 6. Comprueba antes de dar la migración por buena
Una lista corta, para hacer con la hoja antigua abierta al lado:
- [ ] El número de equipos por instalación coincide.
- [ ] Diez equipos elegidos al azar tienen las mismas fechas en los dos sitios.
- [ ] La lista de lo que vence el mes que viene es la misma en la hoja y en el programa.
- [ ] Los equipos sustituidos aparecen como tales y no como activos.
- [ ] Cada cliente tiene los datos fiscales correctos para facturar.
- [ ] El archivo de actas antiguas se encuentra por el mismo nombre de instalación.
Si falla uno, se corrige antes de seguir. Si fallan varios, se vuelve al paso 2.
Qué preguntar al proveedor antes de firmar
La migración es una conversación que hay que tener antes de contratar, no después. Seis preguntas que completan las diez para la demo de un software de PCI:
- ¿Quién hace la carga: tú, yo o los dos?
- ¿En qué formato necesitas mis datos?
- ¿Cuánto cuesta y cuánto tarda?
- ¿Qué pasa con mis actas antiguas?
- ¿Cómo compruebo que no se ha perdido nada?
- Si un día me voy, ¿cómo saco mis datos?
Hay proveedores que convierten la migración en su argumento. Cofrai, por ejemplo, anuncia en su web que la hace gratis, y es una ventaja real que merece estar en tu comparación. Otros la presupuestan aparte. Lo importante es que la respuesta quede por escrito.
En PlanerFire no te vamos a prometer un importador automático ni una migración gratuita. Lo que sí hay es una ficha de equipo con los mismos campos que un registro bien montado: tipo, agente, capacidad, eficacia, marca, modelo, número de serie, ubicación por zona, planta y número, y fechas de fabricación, instalación, retimbrado y caducidad, con los estados activo, baja y sustituido. Si tu hoja ha pasado por el paso 2, sus columnas encajan casi una a una. En la demo lo vemos juntos con tus datos.
Cuándo no merece la pena migrar todavía
Si una sola persona lleva el registro, la cartera es pequeña y la hoja funciona, quizá no sea el momento. El razonamiento completo, con las señales que indican que ha llegado la hora, está en Excel y plantillas o programa de mantenimiento de extintores. Pero aunque no migres hoy, el paso 2 sí merece la pena hacerlo: una hoja limpia es la mejor preparación para cualquier cambio futuro.
Para empezar por lo que no se puede perder
El primer escalón de una migración son los datos vivos, y es justo lo que cubre el plan Lite de PlanerFire: instalaciones e inventario de equipos PCI, calendario de revisiones con avisos de vencimiento, clientes y direcciones de servicio, y factura desde la revisión con PlanerGes, por 99 €/mes sin permanencia. Lo tienes con el resto de planes en las tarifas. Trae tu hoja de equipos a una demo y te decimos, columna por columna, qué entra tal cual y qué hay que limpiar antes; si llevas una cartera de extintores, la página para mantenedoras enseña cómo queda un mes de trabajo después.