¿Para qué pagar un programa de extintores si un ERP genérico hace facturas, inventario, calendario y formularios?
La pregunta es razonable y la hacen sobre todo gerentes que ya usan un ERP para la parte administrativa, o que han visto lo que cuesta un plan por usuario de Odoo y piensan que con eso lo tienen todo. Este artículo compara tres caminos: un ERP genérico, una GMAO y un vertical de PCI dentro de una suite. No hay una respuesta que sirva a todas las mantenedoras, pero sí criterios para saber cuál te sirve a ti.
Los tres caminos
ERP genérico. Un sistema de gestión pensado para cualquier empresa: ventas, compras, facturación, almacén, proyectos. Se adapta a cada sector con configuración, módulos adicionales o desarrollo a medida. El ejemplo más conocido es Odoo.
GMAO. Un programa de gestión del mantenimiento asistido por ordenador. Está pensado para que una empresa mantenga sus propios activos: las máquinas de su planta, la flota de sus vehículos, las instalaciones de sus edificios. Fracttal One, de origen chileno y con presencia en Latinoamérica, es un ejemplo.
Vertical de PCI. Un programa hecho para mantenedoras e instaladoras de protección contra incendios: inventario de equipos por instalación del cliente, calendario según el RIPCI, acta de revisión, certificado, retimbrado. PlanerFire es uno de ellos, con la particularidad de vivir dentro de una suite con ERP, PlanerGes.
Ficha: Odoo
Odoo (odoo.com) es un ERP de origen belga, modular y muy extendido. Lo que hace bien:
- Amplitud. Su plan estándar da acceso a «todas las aplicaciones», según su web, de la contabilidad a los proyectos.
- Precio claro. Publica su tarifa por usuario y mes, con descuento si se paga el año.
- Ecosistema. Hay partners que desarrollan módulos a medida para sectores concretos.
Lo que exige para una mantenedora de PCI: hay que montarlo o encargar un módulo de PCI a un partner. Odoo no trae de serie el concepto de instalación del cliente con sus extintores, ni la periodicidad trimestral, anual y quinquenal, ni el acta con una línea por equipo, ni el certificado con las listas de comprobación que pide el artículo 17 del RIPCI. Todo eso se puede construir; alguien tiene que hacerlo, pagarlo y mantenerlo.
Ficha: una GMAO como Fracttal
Fracttal One (fracttal.com) es una GMAO. Hace bien lo que promete una GMAO: órdenes de trabajo, planes preventivos, historial de cada activo.
El encaje con una mantenedora es más difícil de lo que parece. Una GMAO está pensada para activos propios, no para una cartera de clientes con cientos de instalaciones que pertenecen a otros, cada una con su contrato, su titular y su factura. Adaptarla es posible, pero se trabaja a contrapelo. No damos su precio porque no lo hemos podido verificar en su web.
Ficha: PlanerFire dentro de PlanerSoft
PlanerFire parte de la instalación del cliente y de sus equipos PCI:
- Inventario con tipo, agente, capacidad, eficacia, marca, modelo, número de serie, ubicación y fechas de fabricación, instalación, retimbrado y caducidad.
- Tipos de equipo (extintor, BIE, detección y alarma, pulsador, alumbrado de emergencia, columna seca, rociadores, señalización) con periodicidad sugerida que la empresa ajusta; próxima revisión recalculada al cerrar el acta.
- Acta de revisión con una línea por equipo, fotos y firma del cliente; certificados de mantenimiento, retimbrado o instalación; etiquetas en PDF.
- Contratos con renovaciones y rutas por zona.
- Facturación con PlanerGes, el ERP de la misma suite, preparada para VeriFactu.
Lo que no hace: no es un ERP para cualquier sector ni un sistema de mantenimiento de toda la planta de tu cliente. Precio por plan, no por usuario: 99, 198 o 399 €/mes, sin permanencia.
Tabla de criterios
| Criterio | ERP genérico (Odoo) | GMAO (Fracttal) | Vertical en suite (PlanerFire) |
|---|---|---|---|
| Pensado para | Cualquier empresa | Mantener activos propios | Mantenedoras e instaladoras de PCI |
| Instalación del cliente con sus equipos | A configurar o desarrollar | A adaptar desde el modelo de activos | De serie |
| Calendario RIPCI por equipo | A construir | Planes preventivos genéricos | Periodicidad por tipo de equipo, recalculada en cada acta |
| Acta y certificado | A diseñar | Órdenes de trabajo genéricas | Acta por equipo, certificados y etiquetas en PDF |
| Retimbrado y caducidad | A construir | A adaptar | De serie (plan Profesional) |
| Facturación | Sí, es un ERP | No es su foco | Con PlanerGes, preparada para VeriFactu |
| Modelo de precio | Por usuario, publicado | No verificado | Por plan, publicado, sin permanencia |
| Implantación | Configuración y módulo a medida | Adaptación del modelo | Carga de clientes, instalaciones y equipos |
Lo que cuesta un genérico
El precio por usuario de un ERP genérico es la parte pequeña de la cuenta. La grande suele estar en tres partidas que no aparecen en la página de precios:
- El módulo de PCI. Encargarlo a un partner es un proyecto con su presupuesto, sus plazos y sus pruebas.
- El mantenimiento del módulo. Cuando cambie la norma, cuando cambie la versión del ERP o cuando quieras una lista nueva, alguien tiene que tocar el desarrollo. Si ese alguien es un partner, dependes de su agenda.
- El conocimiento. Quien diseña el módulo tiene que entender qué es un retimbrado, qué pide el anexo II del RIPCI en un acta y por qué la próxima fecha va por equipo y no por cliente. Esa formación la pagas tú, en reuniones.
Lo mismo ocurre, a otra escala, con los formularios genéricos: vimos en la comparativa de Kizeo Forms para actas de extintores que una herramienta flexible deja el trabajo de entender el extintor del lado de la mantenedora.
Lo que pierdes con un vertical
Sería injusto no decirlo. Un vertical de PCI no es la herramienta adecuada si tu empresa hace mucho más que PCI: si mantienes también climatización, ascensores o seguridad, o si fabricas, un ERP genérico bien montado puede cubrir todas las líneas con un solo sistema. También pierdes libertad de diseño: un vertical trae su forma de trabajar y, aunque se configura, no se reescribe.
La otra cara es la dependencia del proveedor, que existe en los dos casos. Con un genérico dependes del partner que te hizo el módulo; con un vertical, del fabricante. La concentración del sector en dos grupos, que analizamos en el software de PCI se concentra, hace que esta pregunta pese más que hace unos años.
Veredicto por perfil
Empresa multiservicio (PCI, climatización, seguridad) con alguien técnico en casa. Un ERP genérico como Odoo, bien montado, puede darte un solo sistema para todo. Presupuesta el módulo de PCI antes de decidir.
Empresa que ya tiene Odoo para la administración y hace poca PCI. Tiene sentido estudiar un módulo antes que añadir otro programa.
Empresa que mantiene sus propias instalaciones y no las de clientes. Una GMAO como Fracttal encaja con su modelo.
Mantenedora dedicada a PCI, con cartera de clientes y sin departamento de informática. Un vertical. Si además quieres la facturación en la misma suite, PlanerFire con PlanerGes.
Mantenedora que pasa de una hoja de cálculo a su primer programa. Un vertical, casi siempre. El salto desde Excel ya es suficiente cambio; lo explicamos en cuándo compensa pasar de Excel a un programa.
Preguntas frecuentes
¿Un vertical de PCI sale más caro que un ERP genérico? Depende de cuántos usuarios tengas y de lo que cueste el módulo. Un precio por usuario crece con la plantilla; un precio por plan, no. Haz la cuenta a tres años, con implantación incluida.
¿Puedo empezar con un genérico y cambiar después? Puedes, pero cada cambio de programa obliga a mover el histórico de actas, que el RIPCI exige conservar al menos cinco años (art. 17.d). Elige pensando en quedarte.
¿Un vertical tiene facturación? Algunos la integran y otros no. PlanerFire la resuelve con PlanerGes, en la misma suite y preparada para VeriFactu.
¿Qué le pregunto al partner si elijo el genérico? Cinco cosas: quién mantiene el módulo cuando cambie la versión del ERP, cuánto cuesta cada cambio posterior, si el calendario va por equipo o por cliente, si el certificado sale con las listas de comprobación anexas y quién es el dueño del desarrollo si mañana cambias de partner. Si alguna respuesta es vaga, pídela por escrito.
¿Y si mi cliente es industrial y usa su propia GMAO? Tu cliente lleva sus activos; tú llevas tu cartera. Lo que le entregas es el acta y el certificado.
Una mantenedora dedicada a PCI puede ver en la demo cómo queda una instalación suya en un vertical sin configurar nada a medida. Las tarifas están publicadas por plan, y lo que cubre para una cartera de extintores lo resume la página para mantenedoras.