La nave tiene 18 extintores, 6 BIE y una central de detección con 60 detectores. Los extintores se montaron hace siete años; las BIE vinieron con la obra original, hace doce; la detección se amplió hace tres con una zona nueva. El titular firmó un único contrato de mantenimiento y espera ver a la mantenedora las veces justas. La oficina, en cambio, tiene tres fechas distintas en tres sitios distintos.
Esta guía sirve para convertir esa instalación en un solo calendario y, siempre que se pueda, en una sola visita con una sola acta. Vale para cualquier combinación de sistemas; aquí usamos extintores, BIE y detección porque son los que más se repiten.
Antes de empezar: lo que necesitas tener
- [ ] El inventario completo de la instalación, equipo a equipo, con ubicación (zona, planta, número).
- [ ] Para cada equipo, sus fechas clave: fabricación y timbrado en extintores, puesta en servicio en BIE, instalación en detectores.
- [ ] El contrato de mantenimiento, con los sistemas que cubre y qué revisiones hace la mantenedora y cuáles el titular.
- [ ] El anexo II del RIPCI a mano, para consultar la fila de cada sistema.
Si falta alguna fecha, no sigas: reconstrúyela con la documentación de obra o las actas antiguas. Por qué interesa hacerlo desde el montaje lo explica el inventario PCI empieza el día que montas los equipos.
Paso 1. Asigna la periodicidad por tipo de equipo, no por instalación
El error más habitual es poner una fecha a la instalación entera. El RIPCI no funciona así: cada sistema tiene su fila en el anexo II, con operaciones en la tabla I (trimestrales y semestrales, que puede hacer la mantenedora o el titular) y en la tabla II (anuales y quinquenales, solo la mantenedora).
Para nuestros tres sistemas, lo que no puede faltar en el calendario:
- Extintores: programa trimestral y anual de la UNE 23120; prueba de nivel C (retimbrado) cada 5 años; fin de vida a los 20 años desde la fabricación (RD 809/2021).
- BIE: operaciones de las tablas I y II; revisión quinquenal según la UNE-EN 671-3; sustitución de la manguera al menos cada 20 años desde su puesta en servicio. Detalle en mangueras de BIE: revisión quinquenal y sustitución a los 20 años.
- Detección: operaciones de las tablas I y II; vida útil del detector la que fije el fabricante o, si no la fija, 10 años, con verificación cada 5 años o sustitución. Detalle en detectores de incendio: vida útil de 10 años.
Paso 2. Calcula la próxima fecha de cada equipo
Con la periodicidad y la fecha de la última operación, cada equipo tiene su próxima revisión. Hazlo por equipo, porque dentro de un mismo sistema puede haber diferencias: un extintor sustituido el año pasado no retimbra con los demás.
Paso 3. Elige una fecha ancla para la instalación
Mira la lista de próximas fechas y elige una fecha ancla: normalmente, la de la revisión anual del sistema con más equipos o con más trabajo. Esa será la visita principal del año.
En la nave del ejemplo, la ancla lógica es la revisión anual de la detección: 60 detectores y una central son la mayor parte del trabajo. Extintores y BIE se ajustan a esa fecha.
Criterio de oro: el plazo manda. Puedes adelantar una revisión para que coincida con la visita principal; nunca retrasarla para que coincida.
Paso 4. Alinea el resto de sistemas con la fecha ancla
Para cada sistema, decide:
- Si toca cerca de la fecha ancla, adelántalo y entra en la misma visita.
- Si toca muy lejos, déjalo en su fecha y programa una visita aparte, o valora adelantarlo una sola vez para que en adelante coincida.
- Las operaciones de la tabla I que haga el titular, déjalas fuera de la visita, pero en el calendario: forman parte de la historia de la instalación.
Anota el cambio en el contrato si mueves fechas de forma permanente. El titular tiene que saberlo, y la norma exige comunicarle las fechas de los mantenimientos.
Paso 5. Prepara la visita con todos los equipos activos
Antes de salir, genera la revisión de la instalación con una línea por cada equipo activo, de todos los sistemas. El técnico no debería tener que recordar que en el altillo hay dos BIE: tienen que estar en su lista.
Paso 6. Durante la visita: resultado por equipo, también lo que no toca
En el acta, cada equipo lleva su resultado:
- Correcto si se ha revisado sin incidencias.
- Deficiencia, con su observación, si algo falla.
- Sustituido, si se ha cambiado en la visita.
- No aplica, para el equipo que está en la lista pero cuya operación no tocaba hoy.
Ese «no aplica» es la clave de juntar sistemas: el acta refleja la instalación completa y deja constancia de que no se ha olvidado nadie, aunque no todos se hayan revisado.
Paso 7. Después de la visita: cierra, certifica y recalcula
- [ ] La oficina revisa el acta y la cierra.
- [ ] Se emite el certificado de mantenimiento de la instalación, que recoge todos los sistemas revisados en la visita.
- [ ] Se recalcula la próxima revisión de cada equipo según lo que se hizo.
- [ ] Se comunica al titular la próxima fecha y, si hay deficiencias, el informe correspondiente.
Cómo se hace en un programa
En PlanerFire, al crear la revisión de una instalación se genera automáticamente una línea por cada equipo activo, sea extintor, BIE o detector, y al cerrar el acta la próxima revisión se recalcula equipo a equipo según la periodicidad de su tipo. La oficina deja de mantener tres calendarios y el técnico deja de depender de su memoria.
Para una instaladora que entrega la obra y quiere que el mantenimiento arranque bien desde el primer día, este calendario empieza en la entrega; lo contamos en de la instalación al contrato de mantenimiento.
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