¿Adaptas el programa de siempre o cambias antes de enero?
Si tu mantenedora factura con un programa instalado en el ordenador de la oficina, esta es la decisión que tienes encima. VeriFactu será obligatorio para las sociedades desde el 1 de enero de 2027 y para el resto desde el 1 de julio de 2027, según el RDL 15/2025. Tu programa de siempre tendrá que adaptarse o tendrás que cambiarlo. No hay una tercera vía.
Lo que sigue no es una explicación de la norma, que ya repasamos en VeriFactu en 2027 para empresas de mantenimiento PCI. Es una forma de tomar la decisión con números y con tiempo.
Primero: cuánto tiempo tienes
Si tu empresa es una sociedad, tu fecha es el 1 de enero. Si no lo es, julio. Pero tu fecha real es anterior, porque nadie cambia de programa de facturación la semana de Navidad con las cuotas de enero a punto de salir.
Un calendario realista, si eres sociedad:
- Octubre. Preguntas a tu proveedor actual y pides demos de alternativas.
- Noviembre. Decides. Si cambias, empiezas a cargar datos.
- Diciembre. Pruebas. Emites unas cuantas facturas reales con el sistema nuevo o con la versión adaptada.
- Enero. Facturas las cuotas con tranquilidad.
Si tu fecha es julio, tienes margen. Úsalo para decidir bien, no para dejarlo para junio.
Las preguntas para tu proveedor actual
Antes de mirar alternativas, habla con quien te vende el programa. Pídele las respuestas por escrito:
- ¿Tendréis una versión adaptada a VeriFactu? ¿En qué fecha exacta?
- ¿Cuánto cuesta la actualización? ¿Es un pago único, una cuota nueva o sube la que pago?
- ¿Hace falta cambiar el ordenador, el servidor o el sistema operativo?
- ¿Quién instala la actualización? ¿Tiene coste?
- ¿Qué pasa con las facturas que emití antes de actualizar?
- ¿Seguiréis dando soporte a esta versión dentro de dos años?
Si las respuestas llegan rápido, claras y con fecha, tienes un proveedor que se lo ha tomado en serio. Si son vagas, ya tienes parte de la respuesta.
Lo que cuesta adaptar
Adaptar parece lo barato, y a veces lo es. Pero suma todo:
- El precio de la actualización.
- El hardware, si la versión nueva no funciona en tu ordenador de siempre.
- Las horas de alguien de tu oficina probando que todo sale bien.
- Lo que sigue sin resolverse: si tu programa de facturación no sabe nada de actas, seguirás tecleando cada revisión dos veces.
Ese último punto es el que más dinero se lleva y el que menos se ve en el presupuesto del proveedor.
Lo que cuesta cambiar
Cambiar también tiene su factura:
- La cuota del programa nuevo.
- La carga de datos: clientes, instalaciones, equipos.
- La formación de la oficina y, si hay app, de los técnicos.
- El riesgo del arranque: las primeras semanas siempre van más lentas.
- La permanencia, si la hay. Si el programa nuevo te ata tres años y te equivocas, el error te dura tres años.
Todo esto baja mucho si cambias con tiempo. Un cambio en octubre es un proyecto. Un cambio el 28 de diciembre es un incendio, y no de los que tú apagas.
La pregunta que casi nadie se hace
Si vas a tocar el programa de facturación igualmente, ¿por qué no aprovechas para juntar el acta y la factura?
Hoy, en muchas mantenedoras, el técnico cierra el acta, la oficina la recibe días después, la pasa a limpio y alguien teclea la factura. Cada paso cuesta horas y retrasa el cobro. Lo contamos en acta y factura en la misma visita: el camino corto entre la firma y la factura es de las pocas mejoras que se pagan solas.
Si solo actualizas, resuelves VeriFactu. Si cambias a una herramienta donde la factura sale de la revisión, resuelves VeriFactu y ese paso intermedio.
Vertical o genérico
Si cambias, la siguiente decisión es a qué. Un ERP genérico lo puede facturar todo, pero hay que montarle la parte de PCI. Un programa vertical ya la trae. Lo comparamos con calma en software vertical de PCI o ERP genérico. Si tu empresa hace solo protección contra incendios, el vertical suele ganar.
Qué datos te llevas
Llévate lo que usas, no todo:
- Clientes con sus datos fiscales completos. Es el momento de limpiar duplicados y direcciones antiguas.
- Instalaciones y equipos, con sus fechas de última revisión, retimbrado y caducidad. Sin esto, el calendario empieza a ciegas.
- Contratos vigentes, con su fecha de renovación.
- El histórico de actas y certificados, que tienes que conservar al menos cinco años (RIPCI, art. 17.d). Si no lo migras, asegúrate de que sigues pudiendo consultarlo.
Las facturas antiguas no hay que pasarlas al programa nuevo para seguir facturando. Sí es mejor que puedas consultarlas.
Cómo decidir en una tarde
Siéntate con las respuestas de tu proveedor y hazte tres preguntas:
- ¿Me ha dado una fecha y un precio claros?
- ¿Estoy contento con el programa, más allá de VeriFactu?
- ¿Me importa seguir tecleando las actas dos veces?
Si respondes sí, sí y no, adapta. En cualquier otro caso, cambia. Y cambia ahora, no en diciembre.
Una advertencia: no decidas mirando solo el precio de la actualización. Compáralo con lo que te cuesta cada mes, en horas de oficina, pasar las actas a facturas. Esa cifra no te la va a dar ningún proveedor. La tienes que sacar tú, y suele ser la que decide.
Qué preguntar en la demo del programa nuevo
- ¿La factura está preparada para VeriFactu hoy, no «para enero»?
- ¿Cómo se cargan mis clientes, instalaciones y equipos, y quién lo hace?
- ¿La factura sale de la revisión o se teclea aparte?
- ¿Cuánto pago al mes y hay permanencia?
En PlanerFire la factura sale de la revisión con PlanerGes, preparada para VeriFactu. El plan Lite, 99 €/mes sin permanencia, incluye el inventario de equipos, el calendario con avisos de vencimiento, los clientes y esa factura desde la revisión: lo justo para dejar el programa antiguo sin cambiar todo lo demás a la vez. Lo tienes en las tarifas, y en la demo puedes traer una factura de tu programa actual para ver cómo saldría la misma en PlanerGes; el resto del circuito está en la página para mantenedoras.