A las ocho menos cinco, Lucía Ferrer ya tenía el abrigo en la silla y el primer café a medias. Extintores Almenara, S.L. es una mantenedora como tantas: seis técnicos, dos personas en la oficina, una nave pequeña con extintores apilados junto a la puerta y una cartera de comunidades, bares, tiendas y un par de naves que Lucía heredó de su padre y ha ido ampliando. Era el primer lunes de enero, víspera de Reyes, y en la empresa se sabía que iba a ser largo.
Lo que no sabía nadie es que al final del día iban a tener la sensación de haber trabajado diez horas sin hacer nada.
8:10. El certificado de la comunidad
La primera llamada fue de un administrador de fincas. Cerraba el año de sus comunidades y le faltaba el certificado de mantenimiento de una de ellas. «Me lo mandáis hoy, ¿verdad?».
Marisa, en la oficina, buscó en la carpeta de la comunidad. Estaba el acta de la revisión anual, escaneada, con la firma del presidente. No estaba el certificado. Resultó que la visita se había hecho en noviembre, que el técnico había dejado el papel en la bandeja y que el certificado se preparaba «cuando hubiera un rato». No lo había habido.
Tardó cuarenta minutos en redactarlo a partir del acta. Había un extintor con una observación escrita a mano que no se entendía. Llamó al técnico, que estaba conduciendo.
9:05. Dos llamadas más
A las nueve llamó una tienda de ropa. A las nueve y cuarto, el responsable de mantenimiento de una de las naves, que preparaba una auditoría de su aseguradora. Los dos querían lo mismo: el certificado del año.
Para la tienda había certificado, pero en el correo de alguien que ya no trabajaba en la empresa. Para la nave estaba todo, repartido en tres carpetas: las revisiones de extintores en una, las de BIE en otra y las de detección en una tercera, porque cada sistema lo había llevado históricamente un técnico distinto.
10:30. El filtro
Lucía quiso adelantar trabajo y abrió la hoja de cálculo de revisiones para preparar las rutas de enero. Filtró por mes de vencimiento. Salieron veintiocho instalaciones. Le parecieron pocas.
Tardó un rato en ver que había un segundo filtro puesto en la columna de zona, de cuando alguien, en diciembre, preparó la ruta de un solo barrio. Al quitarlo salieron bastantes más. Entre ellas, dos comunidades con la revisión anual vencida desde noviembre.
Nadie las había olvidado a propósito. Simplemente estaban detrás de un filtro.
11:40. La persiana
Javi, uno de los técnicos, llamó desde la puerta de un bar. Persiana bajada y un cartel: «Cerrado por vacaciones hasta el día 7». Había ido porque en la hoja ponía «enero, primera semana». Nadie había avisado al dueño, porque nadie tenía claro de quién era esa tarea.
Media mañana perdida. Javi se fue a la siguiente dirección, que estaba en la otra punta.
13:15. Las etiquetas
Después de comer, Rubén volvió de una comunidad con una pregunta: la etiqueta de dos extintores decía que el último retimbrado era de hacía cuatro años; la hoja de cálculo decía que de hacía seis. Uno de los dos datos estaba mal. Para saber cuál había que buscar el acta de aquel retimbrado.
La encontró Marisa a las cinco, en la carpeta equivocada. Tenía razón la etiqueta.
18:30. La cuenta
Cuando Lucía apagó el ordenador, repasó el día. Ninguna revisión hecha desde la oficina, ninguna factura emitida, tres certificados preparados a mano, un técnico con media mañana perdida, dos comunidades fuera de plazo y una hoja de cálculo que había dejado de ser de fiar.
No era un mal equipo. Marisa sabía dónde estaba casi todo. Los técnicos conocían a sus clientes. El problema era otro.
Lo que dejó el lunes
Cada incidente tenía una causa que se repetía.
El dato vivía en varios sitios. El acta en una carpeta, el certificado en un correo, las fechas en una hoja, la última operación en la etiqueta. Cuando dos sitios dicen cosas distintas, alguien tiene que averiguar cuál tiene razón, y eso siempre cuesta una tarde.
Las fechas se movían a mano. La hoja no sabía que la revisión de noviembre no se había hecho; solo sabía lo que alguien había escrito. Un filtro olvidado bastó para esconder dos comunidades. La alternativa, un calendario de revisiones montado equipo a equipo que recalcula la fecha al cerrar cada revisión, no depende de que nadie se acuerde.
El registro no era único. Las fechas de retimbrado estaban en la hoja y en la etiqueta, y no coincidían. Un registro de extintores con una fila por equipo del que salgan también las etiquetas elimina esa discusión.
El aviso no tenía dueño. El bar cerrado no fue mala suerte: fue la consecuencia de que nadie tuviera la tarea de avisar al cliente antes de que venza su revisión.
Cómo habría sido ese lunes
Con una sola fuente de la verdad por equipo, las tres llamadas se contestan buscando la instalación y enviando el certificado que ya existe. La lista de vencidos no depende de un filtro. El técnico sabe antes de salir que el bar no abre hasta después de Reyes, porque el aviso se dio a tiempo y el horario está en la ficha de la instalación. Y la fecha del retimbrado es la misma en el registro y en la etiqueta, porque las dos salen del mismo sitio.
Es la forma en que trabaja PlanerFire: inventario por instalación, lista de vencimientos, actas de revisión firmadas en el móvil y certificados que se emiten al cerrar el acta, no semanas después.
La moraleja de Extintores Almenara es sencilla. Un dato que se escribe dos veces acaba teniendo dos valores. Y la oficina de una mantenedora pequeña no puede permitirse pasar los lunes averiguando cuál es el bueno.
¿Tu empresa se ha reconocido en alguna de estas horas? La página de software para mantenedoras de extintores enseña el mismo mes de trabajo ordenado desde un único inventario. Y para convertir esta historia en criterios de compra, repasa lo mínimo que debe hacer un software de mantenimiento de extintores.